Estas cartas de cobro suelen utilizarse, cuando previamente se conoce al usuario ya que existe una relación comercial que deseamos mantener, en la presente se le notifica al cliente de la situación, sin la necesidad de tomar acciones legales ni presionarlo.
Son elaboradas con esmero donde sutilmente se le cobra la deuda al cliente evitando tocar sus susceptibilidades con el fin de impedir más demoras en la cancelación del pago del compromiso adquirido entre el cliente y la empresa.
Conoce los pasos para realizar una carta de cobro amistosa
La carta de cobro amistosa tiene ciertos puntos que deben cumplirse para que esta sea válida, destacando lo importante que son los servicios que se ofrecen, que las fechas acordadas para cancelar las cuotas están cercanas y la distinción que ha sido estar a su servicio, los puntos clave para redactar una carta de cobro son:
- Lo primero que debes colocar en el documento es el nombre de la empresa (no importa si eres natural o jurídica).
- La fecha exacta en la que se está realizando dicho documento y dirección de la empresa, se coloca de lado superior derecho debajo del nombre de la empresa.
- Los números telefónicos y correos electrónicos, por los cuales pueden comunicarse con la empresa.
- Los datos del cliente son fundamentales para la realización de esta carta debes colocar el nombre y apellido del usuario resaltados en negrita y escribirlos en mayúscula del lado izquierdo.
- Un saludo cordial es clave para que el cliente se sienta a gusto con la notificación y cumpla con las obligaciones adquiridas.
- ahora debes mencionar el servicio proporcionado.
- El monto que debe ser cancelado, este debe especificarse de manera exacta en números y letras.
- El día que debía cancelar las cuotas ubicas en número Día, mes y año.
- Ahora se colocan las fechas de pagos atrasados colocas en números y letras los días atrasados.
- Ahora puedes plantearle al cliente la posibilidad de crear un nuevo convenio de pago distinto al actual.
- La despedida debe ser cortés al igual que el saludo ya que esta certifica la importancia de su pronta respuesta de la carta de cobro amistosa.
- Debes colocar la firma de la persona encargada de realizar el cobro de la deuda.
Ventajas de una carta de cobro amistosa
Una carta de cobro amistosa es fundamental a la hora de cobrarle a clientes que tienen relaciones significativas con la empresa, ya que estas cartas se encargan de notificar de una forma cordial que las cuotas de pagos están vencidas, sin afectar la relación del usuario con la empresa, a continuación, te mostraremos las ventajas de una carta de cobro:
- Permite expresarle al cliente que existe una deuda sin perjudicar relaciones comerciales.
- Genera constancia de la efectuación del cobro.
- Es un medio económico por el cual se realiza la reclamación de los pagos pendientes.
- Consiente la gestión masiva de la cartera de las deudas en su totalidad.
- Permite que el cliente se entere de su situación de forma instantánea.
- La carta de cobro amistosa al igual que otras cartas de cobro hacen que mejore la productividad del área de cobranza.
- Son fáciles de archivar.
- Permite que haya una mayor posibilidad de pago.
Desventajas de una carta de cobro amistosa
- Si existe un error en el monto de la deuda a favor del cliente, este podría utilizar ese error para cancelar menos.
- Un error en el monto de la deuda a favor del acreedor, puede ocasionar que el moroso se niegue a pagar su deuda ya que el cliente puede alegar que existe un lucro ilícito.
- En ocasiones suelen tardar en llegar al cliente deudor.
Importancia de una carta de cobro amistosa
Una carta de cobro amistosa, está redactada por experto en temas de negociaciones, ya que, su contenido expresa el método eficaz para recuperar deudas de facturas impagas, la carta forma parte de la primera fase de negociaciones comerciales entre empresa y cliente, lo que se quiere con ella es evitar el proceso legal que acarrea gastos extras.
La carta funge como una notificación al cliente donde se le informa cordialmente que posee una facturación pendiente con la empresa acreedora, la cual debe cancelar lo antes posible, es una forma de reclamación amistosa usada para cobrar deudas pendientes sin perder al cliente.
En el caso que la factura no se haya cancelado por problemas financieros se puede llegar a un acuerdo de pago para que el deudor cumpla con su obligación, luego de la notificación a través de la carta la empresa inicia las negociaciones pertinentes con el cliente, para llegar a un resultado favorable.
Mediante la carta de cobro amistosa, se inicia el proceso de cobro al deudor de pagos atrasado que tenga pactado con la empresa por un consumo de un producto o servicio, los deudores constituyen un problema que impacta negativamente el presupuesto de la empresa, por lo cual mediante la carta se busca la manera de obtener el pago de lo adeudado.
Estas cartas son clave en la gestión de cobranzas de una empresa, generalmente se les acompaña de un recordatorio de pagos en el cual se estipula la cuota vencida.
stos documentos son clave para que exista una comunicación cortés y perceptible con el cliente, los medios más utilizados para el envió de estas cartas son: el correo electrónico, mensajes de texto y llamadas telefónicas.
No obstante, cabe resaltar que en todos los casos es necesario que la empresa conserve prueba de los llamados y recordatorio, ya que servirá de evidencia en cartas de cobranza con carácter judicial., cuando no se llega a un acuerdo de pago amigable.
El uso apropiado del recordatorio, le permite al acreedor la realización de la cobranza, sin perjudicar la relación comercial y contribuir con el aumento de las ventas, ya que puedes colocar ofertas en cada uno de ellos, esto con el fin de provocar la cancelación temprana de la deuda y prolongar el vínculo entre cliente y empresa.
En resumen, tenemos que una carta de cobro amistoso es fundamental para realizar cobros a deudores sin incurrir en acciones legales, estas cartas tratan de mantener en armonía la relación entre el cliente deudor y la empresa acreedora para conciliar un acuerdo de pago exitoso.
Modelo de carta de cobro amistosa
