Algunos ejemplos de oficio son para informar, indicar, citar, solicitar, efectuar acuerdos entre otros. Esta es una manera adecuada para realizar una comunicación formal, es por ello que su estructura incorpora una serie de parámetros como fechas, nombre del remitente, destinatarios y demás información de interés.
La estructura de la carta oficio debe incorporar un lenguaje técnico, mientras su contenido debe ser breve sin dejar de lado los saludos de cordialidad. Por lo general las cartas oficio, incluyen una copia que certifica la entrega del documento original.
Estructura de una carta oficio
La importancia de la carta oficio es el tema de comunicar algún procedimiento administrativo o servir como un tipo de constancia, donde se pueden incorporan acuerdos e indicaciones. Cualquier ejemplo de oficio, es manejado por instituciones y organizaciones sin importar si son públicas o privadas.
No hay que comparar a los oficios con las exposiciones de motivos, ya que los oficios son claros y precisos. Como ejemplo de oficio podemos señalar, la incorporación de introducción, contenido o desarrollo y cierre o despedida.
La introducción se inicia con un saludo generoso y respetuoso, para la empresa u oficina del destinatario. Luego se expone el asunto del oficio brevemente pero detallado y sin redundar, el contenido de la redacción o su desarrollo van enmarcados en la función del oficio.
Si es para realizar una solicitud, se debe aclarar que es lo solicitado y exponer detalladamente. Si su motivo es para comunicar o dar indicaciones, todo debe estar señalado y muy bien especificado. Lo mismo va si el oficio se trata de un acuerdo, aviso o felicitaciones, entre otros.
La carta oficio también incluye una parte final o despedida dentro de su contenido. Se trata de agradecer por la recepción del documento, así como señalar de forma muy puntual lo que se espera del oficio. Ya sea una pronta respuesta, solución a un problema, la entrega de un documento, una asistencia, etc.
Su estructura se compone de la siguiente manera:
Encabezado
Todas las instituciones u organizaciones, poseen un nombre y un logo que valida el ente administrativo. Para los oficios se integra esta información como el encabezado, que le otorga distinción y validez al documento.
Numeración
Cada institución, sea pública o privada, incorpora una numeración o número de emisión que sirve para ordenar los oficios internos y externos. La numeración va con una secuencia, de esta manera podremos localizar un determinado documento rápidamente. A este número se le suele agregar el año actual, el mismo puede ir separado por medio de un guión (-) o una barra (/).
Fecha y lugar
La fecha que se le asigna a la carta oficio es la misma del día de la entrega. Constatando que el oficio ha llegado a las manos del ente destinatario en la fecha indicada. Cuando hablamos del lugar, es exponer en el oficio el lugar donde proviene el oficio, ya sea una empresa externa, un departamento u oficina.
Destinatario
Cuando hablamos del destinatario, hacemos mención a la persona que va dirigido el oficio. El nombre y apellido se agrega sin error alguno, acompañado del cargo o rol que asume el destinatario y el departamento del cual pertenece.
Remitente
Después de agregar la introducción, el contenido central del oficio y la despedida, se procede a agregar la firma del remitente. Esta va centrada en la parte inferior del oficio, se añade un espacio donde el remitente efectuará su firma que usualmente se realiza sobre una línea.
Debajo de la firma se agrega el nombre completo del remitente, el cargo que asume y el departamento u oficina al que pertenece. Se debe insertar datos de contacto, como teléfono o correo.
Tipos de oficios
Oficio de transcripción
Este tipo de oficios se encarga de comunicar alguna información, aviso, acuerdo, resoluciones o citación, basándose en un oficio original y redactado con reglas preestablecidas. Este tipo de carta oficio se caracteriza por dirigirse a una determinada persona, un departamento en específico o personal con el mismo nivel jerárquico.
Oficios internos
Son oficios de todo tipo de índole, cuya misión es comunicarle algún tipo de información o proceso administrativo, al personal de una misma empresa o departamento. Como ejemplo de oficio podemos mencionar avisos, solicitudes, circulares, entre otras. Dicho documento no debe ser dirigido a una persona en particular.
Son oficios administrativos que fortalecen la organización en un departamento o empresa, llevando una secuencia de cada oficio que es enviado y así mantener una comunicación formal y sin intermediarios.
Oficios externos
Estos oficios son enviados a un ente externo, es decir a una empresa ajena a la organización donde trabaja. Este oficio también puede ser remitido a personas partícipes o ajenas a la institución que envía el oficio. Algún ejemplo de oficio externo, son solicitudes, invitaciones, acuerdos, resoluciones, entre otras.
Oficio múltiple
Este tipo de oficio es usado para comunicar una misma información a más de dos destinatarios. El oficio se realiza respetando el saludo, el contenido del oficio y la despedida, los únicos cambios realizados serán que el oficio va dirigido a más de un destinatario. Como ejemplo de oficio podemos señalar, avisos, invitaciones, circulares, entre otras.
Ejemplos de carta oficio
Ejemplo de oficio 1
[Logo y nombre de la institución remitente]N° 01/2021
Ciudad, 15 de Diciembre del 2021
Agustín Pérez, Gerente bancario
ASUNTO: Ajustar nuevas normas bancarias
Deseándole éxito en las funciones que realiza me dirijo por este medio, para solicitar que se restablezca la atención bancaria entre los horarios de 8:00 am a 6:00 am, los cuales fueron suspendidos durante la llegada de la pandemia.
Considerando esta modificación se exige que la entidad bancaria respete las normas de bioseguridad como, tapabocas, mascarillas, gel antibacterial y alcohol. Así como el distanciamiento social de 1 metro, señalado por las autoridades.
Sin más nada a que hacer referencia, espero que las nuevas normas sean establecidas y ajustadas a partir de la próxima semana.
Oswaldo Castillo
Gerente del banco nacional
Ejemplo de oficio 2
[Logo y nombre de la institución remitente]Oficio N° 01/2021
Ciudad, 15 de Diciembre del 2021
Alicia García, Jefa de campaña partido PJ
ASUNTO: Ejecución de actividades publicitarias
Tengo el agrado de saludar a todos el equipo y dirigirme a usted, con motivo del inicio de la campaña electoral. Comunicándose la fecha para el inicio de las publicidades pertinentes del partido PJ, la cual se llevará a cabo el 01 de enero del año entrante.
Cabe mencionar que a partir de ese día, podrán sacar públicamente publicidad impresa y digital, tanto en papel, pendones, paredes urbanas y medios digitales.
Deseándole éxito en la ejecución de su campaña, el comando central se pone a la orden para cualquier tipo de solicitudes u orientación.
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Javier Ocaña
Director del comando de campaña central
Ejemplo de oficio 3
[Logo y nombre de la institución remitente]N° 01/2021
Ciudad, 15 de Diciembre del 2021
Carlos Rondón, Presidente de la compañía Arauca
ASUNTO: Solicitud de declaración patrimonial
Enviándole un saludo fraterno a cada uno de los trabajadores de la Compañía Arauca, y reiterándole su compromiso con cada uno de ellos.
El departamento de talento humano de la compañía les solicita la Declaración Patrimonial, a cada uno de los trabajadores que se encuentren en el área de producción, desarrollo y empaquetamiento.
El departamento estará atento para recibir dicho documento y aclarar sus dudas. Sin más nada que agregar, esperando la declaración patrimonial lo más pronto posible.
Maritza Pinto
Directora talento humano