La informalidad que prevalece en las comunicaciones que actualmente se tramitan en las redes y medios electrónicos, hacen necesario tener especial cuidado en la redacción de este tipo de documentos. Se puede aprovechar la tecnología, teniendo especial cuidado en el lenguaje utilizado, para aprovechar la inmediatez y practicidad de las alternativas electrónicas (redes sociales, correos), en los mensajes y comunicaciones que se envían a diario.
Por esto es muy importante conocer qué tipo de lenguaje se debe emplear para la redacción de una carta formal al Director, ya sea de alguna empresa, organización o institución educativa; así como también tener claro a quién va dirigida la carta y el nivel de relación con el destinatario, pero sobre todo emplear el lenguaje culto y serio. Acá te mostraremos como iniciar una carta formal al Director para que obtengas resultados positivos con tu comunicado.
| Formato: | Microsoft Word |
|---|---|
| Tiempo de elaboración: | 5 minutos |
| Documentos: | 3 |
| Personalizable: | Si |
| Descargar: | Carta Formal para un Director |
¿Qué es una carta formal al Director?
Generalmente las cartas se utilizan para transmitir alguna información a determinadas personas, las cuales pueden ser formales o informales, esto dependerá del lenguaje utilizado para su redacción, el lugar y situación comunicativa para la cual es realizada y sobre todo al receptor a quien se dirige.
La carta formal al Director es un registro sobre un hecho comunicativo o alguna información importante que debe ser transmitida a personas de ámbitos laborales o académicos, que pudieran poseer un nivel educativo superior o pertenecer a una clase laboral o social superior a la nuestra. En el caso de una carta formal al Director, ésta puede ser empleada en el ámbito organizacional: profesional, académico, comercial, económico o político, a fin de informar por escrito al jefe alguna propuesta o realizar alguna solicitud.
De esta forma se puede entender que una carta formal al Director es un documento dirigido a una persona que representa una institución o empresa con capacidad de toma de decisiones, quien puede o no autorizar o permitir la ejecución de la solicitud planteada.
La redacción de una carta formal al Director puede tener múltiples motivos, lo primordial es transmitir un mensaje de interés común con el empleo de lenguaje serio, formulado con cordialidad y respeto. Para iniciar una carta formal al Director se debe considerar que la información debe ser presentada de manera clara, precisa y concisa; esta puede ser escrita por un profesor, un padre de familia, un alumno o un empleado, y debe contar con una estructura clara y organizada para mayor comprensión del mensaje.
Ejemplo N° 1 de una carta formal al Director de una institución educativa
(Ciudad, día, mes y año)
(Nombre de la institución educativa)
(Identificación del destinatario)
(Puesto o cargo)
(Dirección)
Estimado Sr. (nombre y apellido del destinatario):
De antemano un caluroso saludo, por medio de la presente hago de su conocimiento que el alumno: (colocar nombre y apellido del alumno), estudiante de la clase (indicar año y sección que cursa el alumno) no retornará a clases luego del periodo vacacional debido a problemas de salud, ya que se contagió de (indicar enfermedad que padece el alumno) y se encuentra de reposo absoluto.
Por este motivo le solicitó me conceda un permiso especial para que, yo (nombre y apellido del representante del alumno) pueda hacer entrega de las tareas y trabajos que ha realizado en casa a los docentes de cada materia para evitar se retrase en su proceso educativo. Esto bajo el compromiso que será supervisado por sus padres en el cumplimiento de sus labores académicas.
Cabe destacar, que mi hijo se compromete a mantener al día con sus actividades haciendo uso del material de estudio propuesto en clase, hasta que pueda retornas al aula de clases y participar de manera presencial.
Sin más a que hacer referencia, me despido de usted agradeciendo su atención y esperando su respuesta a mi solicitud.
Atentamente.
(Firma)
(Nombre y apellido del representante del alumno)
(Número de identidad)
Representante del alumno (colocar nombre y apellido del alumno)
(Teléfono de contacto)
(correoelectronico@mail.com)
¿Qué estructura debe tener una carta formal al Director?
Para iniciar una carta formal al Director se deben tener en consideración los siguientes elementos:
- Fecha: Para iniciar una carta formal al Director se debe indicar la ciudad y fecha, este debe estar ubicado en el margen superior; incluso puedes colocar según prefieras en el lado derecho o izquierdo.
- Encabezado: Ubicado debajo de la fecha, se debe indicar la institución a la que es remitida la comunicación, escribir el nombre de la persona a quien se dirige la carta, indicando su puesto o cargo dentro de la institución o empresa donde labore; por ello es importante conocer la información precisa de a quien se debe dirigir la carta.
- Saludo: El inicio de la carta formal debe contener un saludo formal y cortés, incluso con un tono protocolar y cordial, dirigido al destinatario, el cual puede ser una persona natural o jurídica; por ejemplo: “Estimado Sr. Director”
- Introducción de la carta: El primer párrafo debe expresar el motivo de la carta formal al Director, la cual debe contener un resumen breve y conciso de la intención del documento, explicando el objetivo de la carta de manera sencilla y directa, con el empleo de palabras formales; para ello se pueden aprovechar formulas para la introducción de la carta, como: “En esta oportunidad me dirijo a usted con motivo…”; “Le escribo para solicitarle…”, entre otros.
- Cuerpo de la carta formal al Director: En esta parte se inicia inmediatamente después del saludo introductorio, se debe desarrollar explicando a detalle la solicitud que motiva la comunicación. Durante el desarrollo del contenido de la carta formal al Director se debe incluir los datos de identificación de la persona que redacta la carta, como: nombre, apellido, número de identificación, cargo o función que desempeña en la empresa o institución, descripción de la propuesta, detalles de la solicitud o la explicación de alguna situación; se recomienda el uso de un lenguaje claro y formal que permitan su fácil comprensión, sin extenderse demasiado.
- Cierre y/o Despedida: Luego de presentar la información y recalcar los motivos de la carta formal al Director, es necesario despedirse en agradeciendo la atención prestada, dejando la opción de suministrar mayor información si es necesaria. Luego se debe continuar con frases como: Atentamente, Cordialmente, entre otras, para cerrar la despedida. Finalmente se tiene que colocar la firma y la identificación de la persona que redactó el documento: nombre, apellido, número de contacto y correo electrónico.
- Firma: Se debe estampar la firma del emisor de la carta formal al Director, a fin de otorgarle mayor carácter y seriedad, esta se debe colocar al final indicando además nombre, apellido y cargo de la persona que tuvo la iniciativa de escribir la comunicación.
Ejemplo N° 2 de una carta formal al Director de una empresa
(Ciudad, día, mes y año)
(Nombre de la organización o empresa)
(Identificación del destinatario)
(Puesto o cargo)
PRESENTE
Estimado Sr. (nombre y apellido del destinatario):
Sirva la presente para hacer de su conocimiento un reclamo en nombre del personal y empleados del departamento de (Indicar área o departamento) de la empresa (colocar nombre de la empresa) en relación a (plantear la problemática que aqueja al personal) el cual afecta el ambiente profesional y aqueja al personal que labora en la institución debido al mal estado de las condiciones del entorno laboral.
Yo, (Escribir nombre y apellido de la persona que escribe la carta) en mis funciones de (indicar el cargo que desempeña la persona en la empresa) he podido constatar personalmente esta situación que compromete el desempeño del personal y las condiciones del mobiliario y equipos de la empresa.
Por tal motivo me permito solicitarle (escribir la solicitud puntual, de manera concreta y precisa) a fin de regular el uso y aprovechamiento de los espacios y equipamientos de la empresa, con el objetivo de facilitar los procesos de (Indicar área o departamento) y el trabajo de su personal.
Sin más a que hacer referencia, me despido cordialmente de usted agradeciendo su atención y esperando su cooperación y respuesta a este planteamiento.
Atentamente.
(Firma)
(Nombre y apellido del remitente de la carta)
(Número de identidad)
(Colocar cargo o puesto en la empresa)
(Teléfono de contacto)
(correoelectronico@mail.com)
Recomendaciones para redactar una carta formal al Director
Luego de conocer la estructura de la carta formal al Director, debes considerar otros elementos que te permitirán ser efectivo en la redacción, a fin de obtener respuesta satisfactoria en tu planteamiento.
Aquí algunas recomendaciones para escribir una carta formal al Director:
- Se debe utilizar un lenguaje apropiado y formal, siempre con cortesía para referirse a la persona a quien está dirigida la carta, esto tomando en cuenta que se refiere a un director que posee un estatus de autoridad dentro de la empresa o institución.
- El contenido debe ser claro, preciso y conciso, sin divagar ni extenderse demasiado, ya que está dirigida a una persona muy ocupada y no perderá el tiempo en la lectura de un planteamiento extendido y sin claridad.
- La carta formal al Director debe estar escrita de manera clara, es decir debe presentar directamente el motivo de la comunicación, para evitar confusiones.
- Si la carta formal al Director está orientada a exponer alguna problemática lo ideal es que al mismo tiempo presente una propuesta que permita darle solución, a fin de facilitar el trabajo al directivo y ofrecer alternativas proactivas que presenten al emisor de la comunicación como un elemento generador de cambios positivos y no de complicaciones.
- Cuida la gramática y la ortografía en la redacción de la carta formal al Director, recuerda que este documento evidencia tu opinión acerca de una situación y tu capacidad de comunicación.
Ejemplo N° 3 de una carta formal al Director de una empresa para una solicitud
(Ciudad, día, mes y año)
(Identificación del destinatario)
(Puesto o cargo)
PRESENTE
Estimado Sr. (nombre y apellido del destinatario):
En esta oportunidad, yo (título profesional, nombre y apellido del solicitante) me dirijo a usted en mis funciones de (indicar cargo o puesto desempeñado en la compañía) de la empresa a fin de solicitar su permiso para utilizar las instalaciones de la institución en un evento para celebrar la fiesta de fin de año.
Cabe destacar, que cada año se han establecido grupos de trabajo la organización de este evento, los cuales se responsabilizan por planificar todos los detalles necesarios para el cumplimiento de la actividad conmemorativa, y de esta manera compartir un rato ameno entre compañeros de trabajo.
Esperando su respuesta satisfactoria, se despide
Saludos Cordiales
(Firma)
(Nombre y apellido del remitente de la carta)
(Número de identidad)
(Colocar cargo o puesto en la empresa)
(Teléfono de contacto)
(correoelectronico@mail.com)
¿Qué motivos se pueden presentar para redactar una carta formal al Director?
La carta formal para un Director se suele utilizar en diversos ambientes, como el laboral y el educativo, motivada por diversas razones como:
- Para informar sobre algún evento o acontecimiento importante, dentro y fuera de la empresa donde deba concederse la autorización para participar o realizarla.
- Para presentar una queja sobre alguna problemática dentro del funcionamiento de la empresa o institución.
- Extender la invitación al Director a participar en alguna actividad o evento.
- Expresar el agradecimiento o en reconocimiento por la ayuda en cualquier solicitud presentada previamente.
- Solicitar la autorización para una ayuda o permiso por parte de algúndirectivo, trabajador, representante o alumno, según sea el caso.