Este tipo de carta se usa por una entidad para dar respuesta a una carta inicial que fue enviada algún cliente de una compañía o individuos o grupos particulares que tienen dudas sobre algún tema. Y algunos casos pueden ser respuestas respecto a quejas sobre servicios y productos que han enviado los clientes al alguna empresa. Se le compara a la carta de exposición de motivos. Muchas de estas cartas, tradicionalmente se asocian con solicitudes de empleo y obtención de respuesta de los empleadores.
Los datos que debe tener una carta responsiva incluyen lo siguiente
- La fecha en que se recibió la carta de reclamación
- La fecha en que se escribió la carta de respuesta a la reclamación
- El nombre puesto de trabajo de representante de la empresa
- El resultado de la investigación relativa la reclamación presentada
- Las acciones que la empresa debe llevar a cabo en relación
- El mensaje de Disculpa escrito por la empresa en relación
- En caso de que la carta de respuesta legal se debe incluir la siguiente información
- La fecha en que se recibió la situación para solicitar registro específico o otros asuntos y decisiones legales
- El propósito por el que se ha escrito una carta legal
- La lista de personas que están involucradas
- Las leyes reglamentos y otras condiciones legales
- Las audiencias y otros procesos
- Las declaraciones que se pueden utilizar para ayudar
Cuando la carta es una respuesta del cliente a causa de un producto o servicio que ha comprado adquirido en la compañía se incluye la siguiente información
- El nombre de otra información básica del cliente
- El motivo de la creación de la carta de respuesta del cliente
- La fecha en que el producto o servicio ha sido adquirido de la empresa
- El estado del producto servicio que se está adquiriendo
- La resolución que el cliente desea tener respecto a la transacción específica
Es importante, que entre las razones para enviar una carta responsiva, el emisor sepa que ha sido recibida la comunicación e indique su reacción con respecto a la información qué recibió, así como la resolución de la situación. Algunos aspectos a considerar para escribir una carta responsiva
- Siempre se debe responder muy bien las cartas que necesitan respuesta
- Mencionar la referencia de la carta contra la cual está escribiendo la respuesta
- Escribir la decisión respuesta a la pregunta oferta presentada en la carta
- Solicitar una extensión de tiempo, en caso de que fuera necesario dentro de la misma carta
- Colocar cualquier duda o confusión
- Dejar claras las respuestas de los puntos establecidos
- Responder con exactitud la respuesta a la pregunta que se está haciendo
- No deja respuestas en contestar
- Seré breve en el escrito
- Utilizar el formato de cuadro de tipo de letras textos y redacción de la comunicación
- Cierre con agradecimiento
Tipo de cartas responsivas, según el escenario en el que se pueda necesitar:
- Para licencia de conducir es una carta responsiva por parte de los padres o tutores quiénes autorizan el trámite y se hacen responsable de acompañar al menor cuando uso del auto ah igualmente quedan responsables sobre cualquier daño percance que pudiera suscitarse
- Responsiva médica se realiza cuando el médico Se compromete en cargarse el tratamiento de un paciente o cuando se hace responsable por él o al contrario cuando el paciente quiere retirarse sin autorización
- Responsiva de compraventa se utiliza para indicar las condiciones del coche los papeles que se entregan los compromisos que se asumen entre otros
- De venta de auto es un documento qué señala la obligación entre dos partes que se comprometen a vender y/o comprar el auto
- Responsiva escolar es una de las más comunes ya que con frecuencia es necesario que los padres o tutores autoricen a sus hijos a realizar ciertas actividades que indiquen riesgo a menores para deslindar la responsabilidad las escuelas empresas o instituciones
- Responsiva laboral es cuando una persona hace responsable de un del trabajo a un tercero en especial cuando se trata de menores de edad que asumen riesgos o consecuencias.
- Otros ejemplos de cartas responsivas son: la escuela, de padres, de compraventa y deportiva.
Algunas cartas responsivas, se debe redactar de la siguiente manera:
- Colocar lugar y fecha en la parte superior derecha
- Colocar en la parte superior izquierda quién va dirigida indicar el nombre completo de la persona o a quien corresponda si se desconoce el nombre
- El cuerpo de la carta de acuerdo al tipo de intención de los términos que contenga párrafos de introducción desarrollo y despedida
- Si existe un documento, se recomienda mencionarlo
- Para finalizar, se coloca La despedida (Atentamente), seguido del nombre, la firma, por los datos del contacto, telefónico, dirección de casa, trabajo, correo electrónico.
Modelo de Carta Responsiva – Ejemplos Actuales
Madrid, 23 de enero de 2020
Carta responsiva de vehículo
Por medio de la presente realizo la entrega del vehículo (marca) del año ( año) con placas 12345 de Madrid al Sr. (nombre completo) identificado con el documento n° 456789 quien ocupa el cargo de mensajero en nuestra empresa desde hace dos años, este auto deberá ser usado solo en el horario laboral o para actividades relacionadas con las funciones de mensajería de la empresa.
El vehículo se entrega en perfectas condiciones, con un motor (colocar el número), vidrios blindados polarizados _____________pintura____________y _________, además se adjunta la revisión técnica mecánica N° XXXXXXX realizada en le taller________ en la cual se especifica que el vehículo se encuentra en estado óptimo para su uso en la ciudad y en carreteras.
A partir de este momento la empresa dueña del vehículo hace responsable al Conductor mencionado de cualquier responsabilidad de tránsito, civil, o penal en la que se vea afectado el vehículo que estará utilizando a partir de la fecha ________.
El vehículo puede ser solicitado por la empresa en el momento que así lo requiera y debe ser entregado en menos de las 24 horas de su solicitud
Además, se entrega con un seguro contra accidentes y es responsabilidad del empleado (nombre) informar tan pronto suceda algún accidente a la oficina de Recursos humanos o al teléfono _______ para que se realicen los respectivos trámites legales.
Al firmar este documento, el empleado acepta las condiciones y se hace entrega de las llaves y los documentos
Entrega de vehículo realizada por.
- Nombre
- Firma
- Documento
- Huella
- Jefe de Recursos Humanos
- Nuevo responsable del vehículo
- Nombre
- Firma
- Documento
- Huella