Para facilitar el proceso de pago, puedes enviar un recordatorio amistoso en la fecha de vencimiento del pago o incluso unos días antes. De este modo, comunicarás que estás al tanto de los negocios, que es donde quieres que estén también tus clientes.
Envíe su carta de solicitud de pago en papelería de empresa para transmitir una imagen profesional. Si no tiene papelería preimpresa, escriba el nombre de su empresa en la parte superior de la página con un tamaño de letra grande, por ejemplo, de 18 puntos como mínimo. A continuación, escriba la dirección de su empresa y la información de contacto en un tipo de letra más pequeño, por ejemplo, de 14 puntos.
- Abra su carta con un saludo formal – «Estimado Sr…» o «Estimada Sra…»- a menos que se tutee con el cliente. En ese caso, diríjase al cliente por su nombre de pila.
- Comience su carta amistosa de solicitud de pago con una declaración concisa del propósito: «Por favor, considere esto un recordatorio amistoso de que su pago de (cantidad) se debe ahora a (empresa) por (servicio prestado).»
- Explique cómo desea que su cliente efectúe el pago: por ejemplo, con un sobre franqueado y con su dirección, en línea con una tarjeta de crédito o con una cuenta de PayPal. Sea muy específico sobre cómo funcionan estas opciones de pago.
- Sugiera soluciones si sospecha que su cliente puede tener dificultades para realizar el pago. Por ejemplo, puede decir que está «dispuesto» a elaborar un plan de pagos mensuales si el cliente tiene dificultades para hacer un pago único.
- Subraya su deseo de fomentar las «líneas de comunicación abiertas», otro sutil estímulo para que el cliente se ponga en contacto con usted si realmente tiene dificultades financieras.
- Corrige y edita tu carta con cuidado para qué la ortografía y la gramática sean correctas. La imagen de su empresa depende de que transmita una imagen profesional.
Cómo enviar un correo electrónico para tratar con un cliente difícil
Tratar con clientes difíciles nunca es fácil, pero forma parte de muchos negocios. Comunicarse con esos clientes por correo electrónico es a veces más fácil que hacerlo cara a cara, pero sigue siendo una tarea difícil. Si espera retener al cliente, tiene que satisfacerlo de alguna manera. También es probable que quiera defender su negocio y velar por sus intereses. Encontrar un equilibrio entre ambas cosas es a veces complicado.
- Haga saber a su cliente que ha sido escuchado. Reconozca su queja e intente transmitirle que comprende la situación.
- Considere que el cliente puede no ser el único culpable. Es posible que la culpa sea de su empresa. Si puede encontrar alguna razón por la que su empresa pueda tener la culpa, reconozca esa posibilidad.
- Utilice palabras como «yo» y «nosotros» en lugar de «ellos» o «las». Al desmarcarse de la empresa, da la impresión de que se está distanciando de la conversación.
- Evite discutir con el cliente. No utilices palabras que puedan ser tomadas como combativas u ofensivas.
- Diga al cliente que se encargará personalmente del problema y asegúrese de cumplir su palabra.
- Haga un seguimiento del cliente al cabo de unos días para ver si se siente mejor con la situación. Esto no sólo le ayudará a asegurarse de que la situación se ha resuelto, sino que también le asegurará al cliente que usted se preocupa por él.
Indique al cliente su nombre y cargo, así como su información de contacto. El cliente agradecerá tener un contacto directo dentro de la empresa.
Escriba un cierre amable que demuestra que aprecia su relación con el cliente y su deseo de mantenerla en el futuro.
Ofrézcase para responder a cualquier pregunta sobre el pago. Incluya su número de teléfono directo y las mejores horas del día para ponerse en contacto con usted, y que existe la posibilidad de que todo se encamine hacia una intervención judicial.