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Carta para pedir patrocinio

Carta para pedir patrocinio
Un patrocinio es una asociación mutuamente beneficiosa en la que una entidad recibe apoyo financiero mientras que la organización patrocinadora obtiene la oportunidad de ganar algún tipo de incentivo o reconocimiento.

Por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro puede solicitar el patrocinio de una empresa para un próximo evento de recaudación de fondos. La empresa aceptará ayudar a financiar el evento a cambio de la publicidad favorable y la asociación positiva con una organización benéfica.

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Las propuestas en la carta

Las propuestas de patrocinio pueden proporcionar una gran parte de los fondos para eventos de recaudación de fondos como caminatas, carreras, galas y otros. Pero no hace falta ser una organización benéfica sin ánimo de lucro para solicitar uno. Muchos equipos deportivos, colegios y otras organizaciones también dependen de los patrocinios para alcanzar sus objetivos.

Independientemente de cuál sea su organización, sus cartas de patrocinio deben incluir siempre una descripción de su causa, el presupuesto de su proyecto o evento y algún tipo de incentivo. Es útil ofrecer tus propuestas al principio del proceso de planificación y ser muy directo en ellas, para que los patrocinadores sepan inmediatamente lo que necesitas y cómo ayudará su apoyo.

Explicar los beneficios

No olvide explicar exactamente por qué esta asociación beneficiará también a la parte patrocinadora. Si solicita el patrocinio de particulares, intente llegar a ellos de forma emotiva y hágales saber cómo su contribución tendrá realmente un impacto.

Tanto si ayudas a dirigir una organización sin ánimo de lucro y necesitas fondos para poner en marcha un evento, como si entrenas a un equipo deportivo y quieres nuevos uniformes para tus hijos, o eres el director de un colegio y estás planeando un gran baile, los patrocinios pueden ser una fuente constante de ingresos, siempre y cuando cumplas también con tu parte de la asociación.

Estas plantillas te servirán de guía si no sabes por dónde empezar o si quieres asegurarte de que has incluido toda la información pertinente. Disponemos de plantillas para cualquier tipo de carta de patrocinio que necesites redactar, independientemente del tipo de organización con la que participes.

Lo que se da a una organización a cambio del patrocinio

Las donaciones benéficas tienen muchas ventajas. Además de la buena sensación que supone apoyar a una organización sin ánimo de lucro en la que creen, los donantes tienen más que ganar, especialmente las empresas.

Esto se debe a que la responsabilidad social es cada vez más importante para los consumidores, sobre todo para los millennials. Las investigaciones muestran que el 70% gastará más en marcas que apoyen causas.

Por lo tanto, si una organización puede demostrar que apoya causas que importan a sus clientes, conseguirá un «efecto halo» que impulsará la buena voluntad (y potencialmente las ventas) de su empresa.

Otros beneficios son la mejora de la moral de sus empleados, la comercialización de su marca y el fortalecimiento de la comunidad en la que desarrolla su actividad. Los donantes individuales que buscan aumentar su perfil personal o profesional también disfrutarán de las ventajas de ser conocidos por su generosidad.

Además, no olvide que tiene una gran audiencia, a la que las empresas no podrían llegar tan fácilmente de otro modo. Darles acceso es algo por lo que a muchas empresas no les importa pagar.

Entonces, ¿qué puedes ofrecer a cambio del patrocinio? Algunas ideas son

  • Espacio publicitario en el programa del evento
  • Su logotipo en un lugar destacado en todas las comunicaciones sobre el evento, en las redes sociales, etc.
  • Reconocimiento público de la generosidad del donante
  • Material promocional incluido en las bolsas de regalo o disponible en el evento
  • Una oportunidad para hablar en un evento
  • Un stand en un evento
  • Inclusión en la lista de «colaboradores» de la organización sin ánimo de lucro
  • Una carta enmarcada de «agradecimiento por su apoyo» para colocar en su oficina
  • Agradecimientos en las redes sociales
  • Organizar un concurso en su evento o en las redes sociales

La estructura de una carta de patrocinio

Al igual que con cualquier carta formal, debes ceñirte a algunas normas estrictas de diseño y formato para garantizar que tu carta sea profesional. La carta debe contener los siguientes elementos

Dirección del remitente: Si utilizas el membrete de una empresa, sáltate este paso y pasa al siguiente. Si, por el contrario, se trata de una carta personal, debes empezar escribiendo tu dirección en la parte superior de la página.

Fecha: Añade la fecha después de un espacio de línea debajo de tu

Dirección interior: La dirección del destinatario debe figurar debajo de la fecha.

Saludo: Como en cualquier carta formal, hay que dirigirse al lector correctamente. Por lo tanto, debes abrir tu carta con algo como «Estimada señora Smith».

Párrafo inicial: Aquí es donde expresará su interés por el patrocinio del lector y tratará de promocionarse. Tendrá que cautivar al lector y animarle a seguir leyendo, y la mejor manera de hacerlo es enumerando los beneficios. Por ejemplo, podría decir que, gracias a este patrocinio, la empresa recibirá una exposición a un mercado más amplio, lo que impulsará más negocios a su organización.

Párrafo(s) central(es): En el cuerpo de la carta, debes explicar con más detalle los beneficios y explicar qué más puedes ofrecer si aceptan patrocinarte. Por ejemplo, su logotipo se imprimirá en las entradas, se instalará un puesto en la entrada y se incluirá un folleto en cada bolsa de regalos.

Aquí es donde también debes proporcionar un poco de información de fondo, explicando por qué necesitas el patrocinio y qué piensas obtener de él. Es importante enumerar las razones por las que te has puesto en contacto con ellos y no con otra empresa, y por qué crees que la colaboración sería ideal. Debes enumerar los detalles finales del evento (si no lo has hecho ya) y explicar cómo trabajas con los patrocinadores.

Párrafo final: Termina tu carta comunicando a tu posible patrocinador cómo piensas seguir Por ejemplo, puedes decir que piensas llamarle en una semana para conocer su opinión.

Cierre: Termina como empezaste, con un «Saludos cordiales» o «Atentamente».

Tu nombre y tu firma: Una carta no está completa sin tu nombre y tu firma. Haz que sea personal con una firma manuscrita.

Consejos para escribir una carta de patrocinio

Sea amable

Si sabes que tu causa es de interés para tu patrocinador potencial, asegúrate de incluir personalidad en tu carta. Por ejemplo, si estás recaudando dinero para una organización benéfica que les resulta muy cercana, no tengas miedo de añadir esto en tu carta diciendo algo como: Sé lo mucho que te gusta XYZ y admiro tus esfuerzos anteriores en X, por lo que he decidido ponerme en contacto contigo para ver si puedes echar una mano».

No seas insistente

Si bien es necesario ser simpático, ser insistente es algo que no se debe hacer. Al fin y al cabo, no quieres desanimarles antes de darles la oportunidad de que consideren patrocinarte a ti o a tu causa. Así que mantén un tono amable y educado en toda la carta.

Cosas para recordar

Seguimiento

Tu carta de patrocinio es sólo un trabajo de campo. Para que tus patrocinadores potenciales queden realmente «sorprendidos», tienes que demostrar que realmente te interesan. Una vez más, esto no significa que debas ser insistente, sino que debes hacer un seguimiento con una llamada telefónica amistosa o una visita rápida a sus oficinas para hablar de las posibles colaboraciones en persona.

Corrige tu carta

Al igual que con cualquier carta profesional, debes leer tu solicitud de patrocinio y corregir cualquier error, palabras mal escritas o erratas. Nada arruina más rápido una solicitud de patrocinio que una carta mal escrita, así que asegúrate de que la revisen varias personas para evitar errores.

No adjuntar folletos, panfletos o propuestas

No querrá bombardear a su posible patrocinador con una sobrecarga de información. Además, ¿quién lee realmente los folletos? En su lugar, es mejor retener las propuestas completas hasta que las tenga a bordo.

¿Qué incluir en su carta de patrocinio?

Una presentación de usted y de la oportunidad que presenta: proporcione una breve descripción de quién es usted con una o dos frases sencillas sobre su organización

Información sobre su público: Aquí es donde les demuestras que tienes un claro conocimiento de tu público objetivo. ¿Conocen o compran ya los productos de sus clientes potenciales? ¿Conoce al público objetivo de su cliente potencial? ¿Puedes ayudar a tu cliente potencial a generar más productos y a mantener a sus clientes actuales?

Tu razón para redactar la propuesta de patrocinio: ¿por qué te has puesto en contacto con el patrocinador? ¿Tiene un historial de patrocinio de oportunidades como la suya? ¿Por qué has elegido su empresa? ¿Qué hay en los objetivos corporativos de este posible patrocinador que se alinean con los tuyos?

La oportunidad de patrocinio y la activación: esta es tu oportunidad para demostrar a tu posible patrocinador que entiendes cómo funcionan los patrocinios. Dales al menos tres ejemplos de ideas de activación que tus patrocinadores y el público objetivo ya adoran. Muéstrales el tipo de resultado que puedes ofrecerles, por ejemplo, muestras de productos, marcas, concursos o colocación de productos.

Cuando planee hacer un seguimiento: sea específico y haga saber a sus clientes potenciales que planea hacer un seguimiento. De este modo, demostrarás que te tomas en serio la posibilidad de trabajar juntos. No olvide añadir su información de contacto e invíteles a ponerse en contacto con usted si tienen alguna pregunta.

Cuándo no enviar una carta de patrocinio

Hay varios casos en los que una carta de patrocinio puede no estar justificada. A continuación le presentamos un resumen de estos casos:

No tiene conexiones previas con el patrocinador

Si cree que su empresa o entidad sin ánimo de lucro es la que debe buscar el patrocinio, piénselo de nuevo. Hay miles de personas que también están buscando esa oportunidad. Puede que no se dirijan al mismo patrocinador, pero la narrativa es casi siempre la misma.

Cualquier organización conocida por su patrocinio siempre recibirá innumerables cartas y montones de correos electrónicos. Hay que diferenciarse desde el principio, o se corre el riesgo de que la carta se tire a la basura.

Para diferenciarse, hay que tener siempre contactos. Si al menos pones el pie en la puerta a través de alguien que conozca al patrocinador, es posible que esté dispuesto a concertar una reunión contigo y a considerar tu propuesta. Sin lo cual, sólo te agruparás con la interminable pila de correos electrónicos y cartas, que luego serán desechados por completo.

Sus datos de audiencia olvidados

Es aconsejable elegir un patrocinador con el que trabajar en el que haya algún tipo de coincidencia, ya sean objetivos similares o una audiencia parecida. Por mucho que usted conozca muy bien a su público, su patrocinador no podrá obtener la misma información si usted omite los datos del público.

Esta información es importante, y uno debe dedicar su tiempo a recopilar los datos de su público e incluirlos como parte de su carta de patrocinio, aunque sólo sea una breve mención. Sin esta información, no es probable que tu carta reciba una segunda mirada de tus patrocinadores potenciales.

El calendario es demasiado apretado

Si tienes previsto organizar el evento dentro de unas semanas, es mejor que te despidas de conseguir un patrocinio en ese momento. Para cuando redactes y envíes tu carta de patrocinio, será demasiado tarde. Tus posibles patrocinadores podrían estar dispuestos a ayudar, pero el plazo de preaviso puede ser demasiado corto para que hagan algo.

Si les das tiempo suficiente para que hagan sus gestiones y analicen tu propuesta de patrocinio, podrían colaborar contigo, pero tu falta de organización también puede alejarlos, haciéndote perder una oportunidad potencialmente buena sólo por una mala planificación.