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Carta de presentación de una empresa de servicios

En la actualidad, producto de la expansión descontrolada de los procesos comerciales y financieros, se recurre a mecanismos de información para realizar ciertas solicitudes que sirven de garantía, para quienes buscan una fórmula de asegurar que los servicios que prestan, lleguen a la mayor cantidad de clientes. Una carta de presentación comercial, es un documento en el que se pueden resumir las habilidades y trayectoria, de quién maneja una empresa de servicios.

En la oferta empresarial, podemos encontrar variedad de elementos para ser utilizados en sus intercambios, tanto para los servicios, como para la compra-venta de artículos. Lo que significa que la oferta comercial, puede estar referida a la contratación de servicios directos, como mantenimientos varios, servicios legales, inmobiliarios y muchos otros; o a la contratación de venta de artículos, por medio de alguna empresa.

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Carta de presentación de una empresa de servicios

En este caso, para explicar cómo debería ser redactada una carta de presentación de una empresa de servicios, sin que se omita ningún aspecto, que pueda ocasionar pérdida de tiempo en la presentación, es necesario atender algunos consejos, que de acuerdo a cada necesidad, pueden ser vitales en este tipo de exposición.

Para lograr el éxito a través de una carta de presentación comercial, es necesario seguir algunos pasos como:

  • Retener la atención

El principal elemento a considerar en las presentaciones de servicio, es poder captar la atención del cliente para luego procurar que la información presentada por escrito, sea leída sin detallar mucho.

Al explicar que lo más importante es el tipo de servicios que les está ofreciendo y aquellas ofertas que pueden ser de gran interés en la negociación, lo fundamental, es que el invitado sepa que se cuenta con una marca personal o una evolución profesional sólida. Y aunque sea la primera vez que escuchen de estos servicios, cuando la exposición es clara los datos y detalles administrativos pueden ser una cosa superflua.

  • Mostrar las ventajas de los servicios de la empresa, en este caso la presentación de los servicios de la empresa debe ser clara y concisa, exponiendo las ventajas que se pueden proporcionar en cuanto a la mejora de los servicios, el precio, la calidad, aspiraciones de prestación de otros servicios que hasta ahora no exista en la empresa.

Asimismo deben estar expuestas en esa presentación, las ventanas en líneas generales, haciendo resaltar que estas pueden despertar mayor curiosidad, para detallarlas luego, en otro tipo de documentos.

  • Potenciales clientes

El éxito en las cartas de presentación de una empresa de servicios, está supeditado generalmente a los posibles clientes a los quienes van dirigidas , por lo tanto, es importante contar con una buena lista de direcciones de esos posibles clientes de empresas de servicios, clasificados de acuerdo a las condiciones, como instalaciones y negocios, que puedan ser susceptibles de alguna contratación de servicios de mantenimiento, tales como ayuntamientos, abogacía, seguros, notaría gestorías y todos aquellos que requieran como por ejemplo, para la limpieza de las oficinas.

Si se pretende realizar la presentación de manera masiva vía online o por correo electrónico, es fundamental asegurarse de no en incumplir las normativas para el envío de correos no deseados a cada empresa y no irrespetar las leyes de protección de datos.

  • La extensión

Una carta bien redactada, con contenido preciso, que no tenga mayor extensión en su contenido, puede lograr que se alcancen los objetivos en corto plazo, será comprendida y quedarán claros los conceptos o ventajas que se intentan transmitir en beneficio del cliente, así este no se aburrirá con el discurso a mitad del camino ni sentirá que ha perdido su tiempo. Por lo tanto, lo más recomendable es que la comunicación sea atractiva, breve y precisa.

  • Datos del contacto

Como toda comunicación, es conveniente incluir la dirección postal, los datos telefónicos, dirección correcta, para explicar además de los servicios que se presta, el apartado donde están ubicados y así puedan contactarles lo, más rápido posible, añadiendo la mayor cantidad de contactos como dirección de correo electrónico, página web, redes sociales como, Facebook Twitter, LinkedIn, Instagram, u otras.

  • Quiénes somos

En el contenido de la presentación, es necesario explicar de manera muy resumida, algunas cosas relacionadas con la evolución profesional de la empresa de servicios, el año de inicio la experiencia, a qué tipo de servicios se dedica exactamente, dejando claro además, el nivel profesional y la seriedad del equipo de trabajo, así como la disposición de profesionales experimentados en atender el sector de servicio que requieren.

  • Presentación visual

Una de las mayores ventajas en una presentación, es lograr que el cliente pueda obtener referencia visual y gráfica del material del cual se le está presentando, utilizando medios para que la exposición de la carta sea de gran nivel profesional.

Es recomendable usar la creatividad a través de otros medios que vaya más allá de una simple redacción de documentos, sin limitarse solo imprimir en papel de oficina, incorporando elementos novedoso como: maquetas, imágenes, elementos publicitarios, incluso, mostrar testimonios de la experiencia que ha tenido la empresa en sus instalaciones, con sus trabajadores en la realización de algún servicio.

Recomendaciones

  • Establece un formato elegante y profesional qué ayudará a dar una buena primera impresión en tu presentación comercial, que puedes seleccionar de la gran gama que existe en las redes, en la web, para plantillas de carta de presentación comercial
  • Agrega un encabezado con tus datos de contacto y los de la empresa
  • Averigua el nombre del potencial cliente y utilízalo en tu saludo inicial
  • No debes subestimar el saludo inicial, es importante ser formal para causar una buena impresión
  • Usa las normas de redacción y los elementos necesarios cómo márgenes, interlineados, tipografías legibles, alineación de textos y tamaño de hoja.
  • Abre la carta de presentación comercial explicando cuál es el objetivo fundamental y cuáles son tus habilidades, presentando argumentos sólidos para la contratación, explicando por qué se le brinda una propuesta de valor, que permita consolidar la negociación y no dejarle otra alternativa.
  • Hacer ver qué es la mejor empresa.
  • Cierra la carta de presentación comercial con un llamado a la acción
  • Menciona por qué te gustaría trabajar con esta empresa
  • Despídete de forma sencilla y firma con tu nombre