Cuando de hacer una entrega formal se trata, es necesario tener un aval que compruebe que la entrega fue realizada. Ya que muchas veces los documentos se pierden o le ocurren un daño importante luego de la entrega. Al no tener una copia de que la entrega fue realizada, la persona que realizó la entrega asume toda la culpa de la pérdida o el daño.
- Entra en nuestro Grupo de Telegram
- Entra en nuestro Grupo de Facebook
¿Tienes Preguntas?
En las empresas grandes las cuales están compuestas por diversos departamentos, se acostumbran a usar una carta de entrega de documentos. Esta carta es entregada al momento de cuando se realiza una entrega, ya sea de productos, documentos, propiedades, dinero, entre otras. De esta manera, el cliente no podrá quejarse de envíos tardíos.
La carta de entrega de documentos garantiza que la persona que realizó la entrega, se desliga de lo que le pueda pasar a los documentos o productos por mencionar algunos. Incluso muchas personas aplican la política de que al momento de realizar la entrega, no se hacen responsables si el paquete está deteriorado o con algún error.
Modelo de carta de entrega de documentos
La carta de entrega de documentos va mucho más allá que la entrega de un documento formal. Esta carta sirve para confirmar la recepción de una entrevista de trabajo, de la muestra de una residencia, para confirmar el estado civil o económico de una persona, un viaje, entre otros.
Cuando se realiza alguna entrega la persona en cuestión deberá tener la carta de entrega de documentos, la cual es entregada permitiendo a la persona o el lugar de recepción firmar como recibido. Dicha carta también, puede venir firmada por la misma persona encargada en realizar la entrega.
De esta manera la empresa receptora podrá recibir el producto o el documento de manera formal, y la empresa que lo entrega se librará de problemas causados por pérdidas, daños o una información mal recibida. Existen dos tipos de carta de entregas, de documentos y de productos.
Las cartas de entrega de documentos incluyen específicamente las entregas de documentos escritos, los cuales son por lo general documentos administrativos. Este tipo de cartas es muy usado en empresas, donde envían documentos de un departamento a otro.
Por otra parte tenemos la carta de entrega de productos, esta se usa cuando se debe entregar productos tangibles, como lotes de equipos de cualquier índole, propiedades, productos comestibles al mayor, etc.
Contenido de carta de entrega de documentos
Membrete y fecha
Si se trata de una carta formal proveniente por alguna empresa o comercializadora, en la parte superior y centrar va el encabezado de la empresa que hace la entrega con su logo. En caso de no contar con esto, este paso se obvia. Se coloca la ciudad y la fecha del día que se realiza la entrega, esta no debe tener error alguno.
Destinatario
Se coloca el nombre de la empresa o de la compañía, también se puede agregar el nombre de la persona que recibe la entrega con su respectivo cargo. En la siguiente línea se añade la dirección donde va remitida la carta, pudiendo ser el departamento de alguna empresa.
Cuerpo de la carta
La persona que realiza la entrega expone su nombre completo y la empresa donde proviene. En la carta de entrega de documentos, se debe especificar cuál es el documento o el producto a entregar, con el fin de dejar todo claro y evitar confusiones.
Se puede agregar el tipo de documento, el número de oficio, de lote, entre otros. O por otra parte, a la hora de entregar un producto se suele agregar el nombre del producto, su marca, el serial, entre otros.
Todo no queda ahí, ya que si se refiere a comunicar una información la misma debe exponerse de forma breve y detallada. Es posible incluir fechas, años, dinero, contratos y hasta términos si así lo requiere.
En el siguiente párrafo, se expone que ambas partes confirman que la carta ha sido leída y claramente certifica que se le ha sido entregada la mercancía, los documentos o la información.
Firmas
Al final de la carta se exponen las firmas que cierran el acuerdo de forma positiva. Pueden incluir dos firmas, una de la persona que entrega la carta de documentos y otra de quien la recibe. También puede incluir la firma de forma central de la persona quien recibe la carta de entrega de documentos.
Ejemplo de carta de baja escolar
Ejemplo 1
Córdoba, 20 de diciembre de 2021
Marta García
Gerente de restaurante
Según el acuerdo realizado el 22 de diciembre del 2021, por una llamada telefónica. Deliche pastelería, se comprometió a entregar una torta de 2 kilos sabor arequipe, una docena de tortas frías y otra de pudin.
Para la entrega del pedido se acordó un pago de 30$, dados el día de la entrega. Cabe destacar, que si la pastelería no cumple con todos los pedidos, el cliente no recibirá ninguna compensación monetaria.
Firmando
Gerente Marta García
Ejemplo 2
México, 11 de diciembre de 2021
Ciudadano:
Armando García Santillana
Secretario del Ayuntamiento
Su Despacho.-
Reciba un cordial saludo deseándole éxitos en las funciones que realiza.
La presente misiva tiene por objeto remitirle informe Nº 007/2019 correspondiente al Crédito Adicional Nº CA-007/2021, por un monto de 872.87 pesos. Destinados a cubrir, Gastos de Personal de la Alcaldía de México y de sus entes Descentralizados, específicamente diferencial de Sueldos y Salarios de la 1ra 15na del mes de Diciembre.
Sin más a que hacer referencia, queda de usted.
Atentamente,
____________________
Laura Isabel Campero
Presidenta De La Tesorería Municipal
Ejemplo 3
Madrid, 22 de diciembre de 2021
Daniela Castro
Jefa de Compunet
Yo Víctor Cadenas, Coordinador De Ventas de la fabricadora de equipos computacionales Tecnolo, remito esta carta de entrega de documentos con el fin de avalar la entrega en correcto funcionamiento de los siguientes equipos, los cuales ya fueron cancelados:
· Monitor marca Lg
· Teclado marca Megapower.
· Mouse marca Aoas
· Impresora marca HP
· Impresora marca Siragon.
Sin más que decir:
Recibido por: Entregado por:
Daniela Castro Carlos Rangel
Jefa de Compunet Coordinador de Ventas