Seguro que en la vida cotidiana o en tu lugar de trabajo te has encontrado con que debes escribir un documento formal. Por ejemplo, a la hora de preparar una solicitud de empleo o un trámite oficial. Parece que es algo simple, pero en realidad no lo es. Existe un lenguaje, estructura y unas características esenciales de un documento formal. En estos casos no puede sólo enviar un correo. Así que vamos a repasar los aspectos más importantes a tomar en cuenta.
Partes y características esenciales de un documento formal. No olvides seguir cada paso.
En muchos casos, estos documentos se escriben con un tono muy formal. Pueden ir dirigidas a un destinatario o en concreto, pero puede que no sepas el nombre de la persona que lleva la carta. No importa si el documento va dirigido a una persona de mayor jerarquía o no. Siempre debes usar un tono formal. Vamos con la estructura.
Destinatario. Si sabes exactamente el nombre de la persona a la que se dirige la carta, escríbelo. También debes indicar tu puesto de trabajo, el departamento o dirección. Si estás en una situación en donde no sabes a quién va dirigida, hay una frase común que debes colocar. Aunque parezca algo muy trillado “A quien corresponda” o “A quien pueda interesar” son las fórmulas para estos casos.
Fecha. Todo documento formal debe tener una fecha. No importa si luego vas a hacer referencia a esto luego. Siempre debes colocar la fecha. Puedes usar cualquie formato, pero debes incluir el día, mes, año y la ciudad.
Encabezado. Este es un punto que muchos omiten, pero da mucho más profesionalismo y formalismo al documento. >Debes especificar el objetivo del documento o el motivo que te ha llevado a escribirlo. Lo más cortés es que lo acompañes de un saludo, aunque no es estrictamente necesario.
Asuntos. Esta es una de las características esenciales de un documento formal. Recuerda mantener un lenguaje adecuado.
Conclusión. No puedes sólo pasar del asunto del documento a la despedida. Siempre es importante hacer un pequeño resumen de todo lo que has escrito. Sobre todo si el documento es largo. Aquí puedes incluir una petición, un agradecimiento, una felicitación.
Despedida. Esta es una de las partes más fáciles porque existen muchas formas para despedir un documento. No te recomendamos hacer uso de palabras demasiado rebuscadas u ostentosas. Una frase sencilla, formal y corta es la mejor forma de dar un tono cortés al texto.
Firma. No importa si ya te has identificado antes, la firma no la puedes omitir. Esta es la parte que especifica quién ha escrito la carta. También, con tu firma, te responsabilizas del contenido. Sin embargo, no puedes sólo poner tu rúbrica, debes acompañarla de cierta información. Nombre completo, teléfonos para contactar, dirección de correo electrónico, estos son los datos para completar la firma. Recuerda usar tinta azul.
Tipos de documentos formales.
Cuando quieras escribir un artículo formal debes saber cuál elegir. Cada uno de ellos tiene características, estructura y estilo diferentes. Así que tomate un tiempo para ver cuál corresponde en cada caso.
- Carta formal. Esta es la opción que se usa cuando dos personas no se conocen, pero empiezan una correspondencia. Debido a que son desconocidos aún, deben tener un rato formal o especial.
- Oficio. Este es un documento que verás mucho en instituciones oficiales. Se usan para dirigir información específica a personas naturales o jurídicas. Si una empresa o ciudadano se dirige a una Institución pública u oficial, lo más probable es que la misma responda con un oficio.
- Instancia. Cuando se realiza una solicitud, el formato de documento es una instancia. Van dirigidas a instituciones públicas o personas físicas que los representen.
- Circular. Por razones logísticas, enviar una misma información personalizada puede ser un problema. Ante esto, las circulares se envían a dos o más personas a quienes pueda interesar la información.
- Minuta. Para resumir un Acta, se usa una minuta. Se hace con una redacción breve y específica. En ella se apuntan los desenvolvimientos de una reunión. También se usa como previa al acta para desarrollar más ampliamente el texto.
- Acta. Es el documento que oficializa los pormenores de la reunión. En ella se da cuenta de las intervenciones de los participantes. Sirve para dejar un registro escrito de lo sucedido. Igualmente, deben incluirse los sucesos más relevantes de una reunión.
- Memorándum. Se usa para recordar una acción a llevar a cabo. También es el documento formal en el que se comunican indicaciones simples.
Te dejamos un artículos sobre cómo escribir un informe , seguro te será de mucha ayuda.
Otros tipos de documentos formales.
Otra de las características esenciales de un documento formal es que algunos están regulados y tienen unas plantillas específicas . Se trata de textos que necesitan ciertos formalismos. Estos pueden ser administrativos, judiciales o educativos.
Las sentencias, laudos, edictos, quejas, denuncias, peticiones son de carácter judicial y deben ser escritos con este estilo. Las actas médicas, actas de defunción, dictámenes sanitarios, documentos de invalidez también son documentos formales.
Ante esto, como en todos los demás, lo mejor es no usar un lenguaje coloquial. Recuerda que una de las características esenciales de un documento formal formal es que solo puede ser escrito con un lenguaje técnico y formal. Sobre todo si es necesario usar términos específicos de alguna profesión o ocupación.
Ejemplo de las características esenciales de un documento formal:
Guadalajara, 7 de Octubre de 2018
Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración
Sr. Director Esteban Batista Alto
Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A.
Los trabajadores de la empresa Saudico S.A queremos invitarlo a Ud. y su señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía.
Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño, es una legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con la compañía de su agrado.
Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000 euros. Esperamos su grata concurrencia.
Saludos cordiales.
José Pedro Cebollita
Representante de los trabajadores de ejemplode.com