Cuando haces un negocio inmobiliario, debes dejar constancia de cada parte de la negociación. Los inmuebles que se alquilan requieren ciertos documentos que no todos toman en cuenta. Entre estos documentos se encuentra el acta de entrega de inmueble. Se trata de una carta formal en la que se da cuenta del estado en el que se encuentra el inmueble.
¿Cuál es el acta de entrega de inmueble?
Suelen usarse minutas y otro tipo de formatos tipo lista en los que se deja registro detallado sobre los accesorios y elementos del inmueble arrendado. Es importante que en una carta de entrega de inmueble se incluya un espacio para las observaciones que puedan hacer tanto el arrendador como el arrendatario.
Si en la negociación se encuentra un agente, este funciona como un mediador entre el arrendador y el arrendatario. Es decir, el arrendatario debe comprometerse a entregar el inmueble en condiciones similares o equivalentes a las condiciones en la que fue recibido. Los agentes inmobiliarios funcionan muy bien como un mediador, gestor y también se encargan de las diligencias correspondientes a la negociación.
Debido a que este es un documento que proporciona seguridad a todas las partes, debe contener la información suficiente para dar tranquilidad al arrendatario y al arrendador. Entre los detalles que puedes incluir están las ventanas, interruptores, grifos, cerraduras, cortinas y otros elementos que conforman el inmueble.
Importancia del acta de entrega de inmueble.
Aunque algunos arrendadores se saltan este paso, la verdad es que es un documento fácil de escribir y que puede ser muy importante. Se trata de la evidencia escrita del estado del inmueble antes de ser entregado. Cuando se trata de inmuebles que se entregan amoblado o semi amoblados, es un documento imprescindible.
Cuando este documento es diligenciado de la forma correcta, cada parte se compromete a responsabilizarse de la entrega del inmueble. En el momento de finalizar el contrato, será el acta de entrega del inmueble, el documento con el que se podrá constatar el estado del inmueble y de sus elementos internos. También es el documento que va a servir como soporte al momento de pedir alguna compensación o reparación. Te dejamos un artículo de características esenciales de un documento formal para que puedas tomar un poco de inspiración.
En qué formato se escribe una carta de entrega del inmueble?
No necesitas nada extraordinario y es muy posible que ya tengas en tu ordenador todo lo que necesitas. En un programa como Excel o Word puedes generar este documento. Se debe iniciar con un encabezado con la información de las partes, seguida de un formato tipo tabla en el que se detalla el inventario, estado y calidad de los elementos del inmueble.
El documento se corrobora en el momento de la entrega presencia del inmueble. Aunque se recomienda enviar el formato al arrendatario de forma anticipada para que pueda revisarlo. En el momento de la entrega se detalla cada parte del inventario que se ha hecho del inmueble para que pueda ser firmado y recibido a conformidad.
Otros elementos que deben estar en el acta:
- Datos del arrendador como teléfono, dirección principal y secundaria.
- Fecha en la que se entrega en inmueble.
- Dirección del inmueble con nomenclatura clara y completa.
- Informe sobre los servicios públicos o privados del inmueble. Se deben entregar los últimos recibos.
- Idealmente, el inventario se debe hacer por zonas del inmueble o habitaciones.
Generalmente, se destina una segunda parte para que el arrendatario pueda especificar el estado del inmueble una vez que termina el contrato. Se trata de un espacio similar al que ha escrito el arrendador, pero va a ser diligenciado y firmado por el arrendador, dejando constancia de su conformidad al recibir el inmueble.
Ambas partes de la contratación deben conservar una copia firmada del acta de entrega del inmueble, tanto la que se firma al comienzo del contrato, como la que se firma cuando se termina el contrato.
Ejemplo de acta de entrega de inmueble.
A continuación te dejamos un ejemplo sencillo, pero muy eficiente para que puedas entender de qué va este documento.
El día 14 de diciembre de 2010, en la ciudad de Bogotá, el señor Gabriel Atehortúa Castro identificado con la cédula 55´074.820, quien se denominará EL ARRENDADOR, y el señor Jaime Rodríguez Herrera con cédula 83´153.974 quien, en adelante se denominará EL ARRENDATARIO, se hicieron presentes con el fin de llevar a cabo la entrega y recepción de la vivienda ubicada en la Calle 56d No 25 c 37, barrio Galerías, de acuerdo al contrato de arrendamiento No 323, manifestando lo siguiente:
- El arrendador entrega y el arrendatario recibe a su entera conformidad el inmueble, de acuerdo al inventario anexo a la presente Acta, en el cual se relacionan la totalidad de los elementos que se encuentran en la vivienda que se toma en arrendamiento.
- De acuerdo a las cláusulas del contrato de arrendamiento, el arrendatario dará uso a la vivienda para lo cual fue establecida y dentro de las condiciones normales, para lo cual en el momento de la entrega del inmueble se efectuará la revisión de cada elemento según el inventario.
En constancia, las dos partes firman.
Este es un ejemplo muy claro, pero te recomendamos que consultes si en tu país necesitas algo más. Hay particularidades según la legislación de cada país, según las que, por ejemplo, un notario debe ser quien redacta esta acta. Por lo general incluye datos financieros del inmueble y condiciones de entrega.
En lugares como Chile, México y España, en el acta de entrega de inmueble los notarios incluyen artículos específicos de la legislación vigente para dejar claro el sustento legal bajo el que se forma un acta de entrega de inmueble.