Aunque no es obligatorio, es bueno utilizarlo si quieres transmitir un mayor nivel de profesionalidad, para generar confianza o credibilidad, para proporcionar un contexto adicional o si quieres presentar un breve discurso. A continuación, puede enviarla por correo electrónico o en forma de copia física.
Cómo funcionan las cartas de presentación
Una buena carta de propuesta tiene un formato de una sola página que contiene entre 3 y 4 párrafos y menos de 400 palabras, con cinco elementos clave. En primer lugar, en el caso de las cartas de propuesta formales, incluye un epígrafe comercial con su información de contacto y la del posible cliente.
Una vez que hayas redactado la carta de propuesta comercial, envíala a tu cliente potencial o punto de contacto principal junto con tu propuesta comercial completa. Para ello, puedes enviar una copia impresa a tu cliente potencial con la carta encima y la propuesta debajo.
Lo más habitual es enviarla por correo electrónico. Si tu contacto es la persona que toma la decisión, pega la carta en el cuerpo de un correo electrónico y adjunta la propuesta. Si tu contacto puede reenviar tu correo electrónico a otras personas, haz que la carta sea también la primera página de tu propuesta comercial adjunta.
Recuerda que, al igual que tu propuesta de negocio completa, tu carta de propuesta debe estar adaptada a tu cliente potencial. También debe resumir con exactitud su propuesta de negocio, así que asegúrese de que la información entre los dos documentos está alineada y se basa en la otra.
¿Por qué utilizar una carta de presentación?
La carta de presentación de una empresa es importante por varias razones. La primera y más visible es que permite mostrar al público lo que ofrece un negocio, especialmente para aquellos que no lo conocen.
Además, tiene una función similar a la de un currículum profesional, es decir, ayuda a convencer a la otra parte para que contrate los servicios. Esto explica por qué el documento debe prepararse con tanto cuidado, después de todo, es un importante canal de comunicación.
Por lo tanto, algunos otros beneficios de su uso son:
- Demostrar profesionalidad a la hora de firmar asociaciones.
- Documentar los diferenciales en un solo lugar.
- Fortalecer los vínculos con los clientes potenciales.
¿Cómo escribir una carta de presentación para su empresa?
Aunque no hay una única manera de crear esta carta, hay algunos modelos prácticos que se pueden seguir para garantizar una comunicación asertiva.
Presente su empresa
El comienzo de la carta es la parte más importante, porque es lo que determinará si el lector seguirá leyendo o no. Aproveche el espacio inicial para presentar su empresa y destacar los aspectos diferenciales, como el servicio, el compromiso con los resultados y otros datos que despierten confianza.
A continuación, describa los principales productos y servicios que ofrece. Recuerde asociarlos como una solución a algún problema o impasse del cliente. Por ejemplo, si tiene una tienda de productos en línea, esto puede ser útil para quienes no pueden o no tienen tiempo de desplazarse para comprar.
Muestre los testimonios de sus clientes
Una forma de llamar la atención y demostrar fiabilidad es mostrar a los clientes satisfechos. Si tiene empresas conocidas en su cartera de clientes, puede pedirles que le autoricen a incluirlas en la carta.
Además, es posible pedir a algunos clientes que den una pequeña evaluación sobre su negocio. No es necesario que sea algo muy elaborado: un párrafo es suficiente para transmitir un mensaje positivo sobre su empresa.
Inserte quién es usted y/o sus socios, si es necesario
El currículum del profesional y de los socios no es obligatorio en una carta de presentación para una empresa de servicios, a menos que las personas implicadas sean uno de los puntos fuertes de la empresa.
Por ejemplo, si uno de los empresarios es una personalidad del segmento, añadir un breve perfil al documento puede enriquecerlo. De lo contrario, la información puede pasar desapercibida.
La carta de presentación de una empresa de servicios es un gran aliado en las negociaciones entre clientes y empresas. Por lo tanto, requiere una atención especial.
Cuando se hace bien, puede impulsar el cierre de contratos y dar muchos resultados. Por si la versión tradicional no fuera suficiente, hoy en día también puede presentarse por vídeo, página web y/o correo electrónico.
A continuación, presenta brevemente tu empresa antes de exponer el objetivo de su propuesta, que incluye el problema, la solución y las principales ventajas. Termina con una fuerte llamada a la acción y una firma de salida.