¿Qué es una carta de reclamación?

Cuando no recibimos lo que deseamos, ya sea a nivel laboral o académico, solemos quejarnos, entre nosotros, otros compañeros de trabajo o amigos. Cuando es dentro de la empresa, es preferible escribir una carta de reclamo, para dar a entender las incomodidades e inconvenientes ante las autoridades competentes de la empresa en particular.

Algunas personas suelen ser tímidas a la hora de redactar una carta de reclamo, porque no se sienten bien discutiendo. Entiende que una carta de esta clase, no tiene que expresar literalmente tu molestia o detallar algún tipo de negatividad. Las cartas de queja es una solicitud de ajuste y por lo tanto, escribela a consecuencia. En esta carta, puedes escribir los errores, las faltas o cualquier tipo de perjuicio que hayas padecido en el pasado, durante tus horas laborales.

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Otros escenarios

Hoy en día, las empresas se expanden en el extranjero en mayor medida. Por lo tanto, es normal que se produzcan errores involuntarios, por lo que debe conocer la forma correcta de tratarlos. Como comprador, si sufre la mala calidad de los servicios o cualquier tipo de pérdida financiera, tiene derecho a reclamar. La carta de reclamación se redacta en un escenario así para que sirva al propósito de la reclamación. Es importante que utilices un tono educado al escribir una carta de reclamación.

Cosas que debe incluir en su carta de reclamación

Cuando se trata de la carta de reclamación, estas son las cosas que debes incluir:

En primer lugar, es importante que describa el problema adecuadamente.
Una vez que haya descrito tu problema, el siguiente paso será indicar el resultado que esperas de la carta de reclamación.
Es importante que incluyas las fechas relacionadas con las compras de bienes o servicios.
También debes incluir la fecha en que se produjo el problema.
Describe, si es el caso, las medidas que ha tomado por su parte para solucionar el problema.
Describe las medidas que puede tomar si el problema no se resuelve.
Indica el plazo en el que desea que las autoridades competentes se pongan en contacto contigo.
Si es necesario, puedes adjuntar los documentos justificativos.

A continuación se indican algunas causas para redactar una carta de reclamación:

Mercancía no entregada correctamente

Puede haber muchos problemas relacionados con la mercancía entregada, como que esté defectuosa, con poco peso, anticuada, inacabada, etc. El comprador puede reclamar al vendedor, sólo cuando la mercancía entregada no está a la altura o se le ha entregado un paquete equivocado.

Datos erróneos sobre el precio

A veces, el vendedor puede cometer un error al preparar la factura de la mercancía enviada.

Embalaje inadecuado

Un producto defectuoso o un embalaje inadecuado del producto puede ser motivo para una reclamación.

Violación de los términos y condiciones

Si el vendedor ha violado algún tipo de términos y condiciones, entonces puede obtener una razón válida para escribir una carta de este tipo.

Problemas con la cobertura del seguro

Cuando se trata de la cobertura del seguro, si no se hace según sus instrucciones, entonces puede considerar escribir una carta de este tipo.

Características de una buena carta de reclamación

¿Qué es una buena carta de reclamación?

Una buena carta de reclamación es aquella que no muestra ningún tipo de confrontación o agresión. Por muy mal que te sientas, es importante que mantengas un buen tono mientras escribes esa carta.

Es importante que la carta de reclamación sea concisa. Redactar la carta de forma concisa puede facilitar al lector la comprensión de los motivos por los que escribes la carta.
La carta escrita de forma segura y convincente puede tener más credibilidad. Una carta presentada de forma profesional se toma más en serio.
Escriba una carta realista añadiendo detalles relacionados con los productos o servicios. También puede añadir detalles relacionados con las fechas, los requisitos, etc. Añadir información realista en su carta puede facilitar al destinatario la resolución de su queja.
Su carta debe ser constructiva para que pueda animar al lector a tomar las medidas necesarias.
Para ello, es importante que añadas afirmaciones positivas en tu carta.
Hay que escribir la carta de forma amistosa y esto es posible utilizando un tono cooperativo y elogioso.

Existen dos tipos de cartas de reclamación

Hay muchos tipos de cartas de reclamación escritas en el mundo empresarial, pero principalmente se dividen en dos categorías. Estas dos categorías son:

Carta de reclamación rutinaria
Carta de reclamación persuasiva

Si hay algún tipo de error rutinario cometido por el vendedor, entonces puede escribir la carta de reclamación que entra en la categoría de rutina. Los errores rutinarios son aquellos que se pueden rectificar rápidamente en poco tiempo.

Por ejemplo, si el importe cotizado de un producto concreto es de 30 dólares, pero el importe cobrado por el proveedor es de 35 dólares, estos errores pueden rectificarse fácilmente.

Las reclamaciones que entran en la categoría persuasiva son difíciles de justificar. El vendedor relacionado puede o no prestar atención a este tipo de quejas. Por ejemplo, usted ha pedido un determinado producto por 30 dólares, pero después de hacer el pedido ha visto que el precio se ha reducido a 25 dólares. Si lo pone en conocimiento del vendedor escribiendo una carta de reclamación, el vendedor puede o no prestarle atención.

Modelo de carta de reclamación

Tu nombre
Tu dirección
Dirección de correo electrónico y número de teléfono
Saludo adecuado, como «Estimado director».
Añade el asunto y la fecha adecuados
En el primer párrafo, exponga su problema y añada la ubicación y la fecha
En el siguiente párrafo, explique los detalles clave relacionados con los problemas
Informe sobre los documentos adjuntos
Indica los detalles relacionados con los pasos que hay que dar para solucionar los problemas
Cierra la carta con un saludo adecuado

Estilo de carta de reclamación

Una carta de reclamación se escribe para expresar el problema de uno y hacer que se solucione lo antes posible. La carta de reclamación es un medio de comunicación mejor y más formal que los medios verbales.

El reclamante escribe su problema para pedir a las autoridades que intervengan y solucionen el agravio y también sugiere soluciones si es posible. La carta debe ser concisa, breve y redactada en un tono educado pero severo para transmitir la situación de forma favorable.

Si un cliente no está satisfecho con el servicio prestado por la dirección, puede alzar la voz. También a través de esta carta se puede pedir una compensación. Si también quieres escribir una carta de queja a alguien y esperar que rectifique el problema, puedes escribir una carta sobre lo mismo y registrar tus quejas.

A continuación tendrás algunos consejos, junto con el ejemplo de carta de reclamación por mal servicio o mal producto, que te interesará ver para escribir una carta de reclamación.

Consejos para la redacción de una carta de reclamación:

Comience mencionando el acuerdo de trabajo entre ambas partes y especifique la duración de la asociación.
Mencione desde cuándo han comenzado los problemas en el negocio.
Explique brevemente las pérdidas sufridas y los inconvenientes causados por el incumplimiento del trabajo.
Termine solicitando a la autoridad competente que haga lo necesario.

Carta de reclamación comercial

Esta carta es para comunicar insatisfacción experimentada por un cliente debido a un mal servicio o al rendimiento de un producto.

La carta de reclamación se redacta después de que las repetidas peticiones verbales no sean atendidas.

Si no has enviado ninguna carta de reclamo en el pasado y esta es la primera vez, consulta los consejos y el ejemplo de carta que se ofrece a continuación para guiarte

Consejos para escribir una carta de reclamo comercial

Comienza por especificar el producto adquirido o el servicio prestado por la organización en cuestión. Mencione los pagos efectuados, si los hay, apoyándose con el documento.
Explica brevemente cómo se ha visto perjudicado o insatisfecho por el servicio.
Pide al personal correspondiente que intervenga y resuelva tu problema.
Termina diciendo que, si no se atienden tus peticiones, acudirás a organismos externos para que se haga justicia.

Carta de reclamo al jefe

Una carta de queja al jefe la escribe un empleado enfadado para expresar su descontento en relación con determinados incidentes/situaciones en la oficina. Puede haber muchas razones para estos casos, y el empleado tiene derecho a expresar su descontento contra un colega/situación y pedir aclaraciones/acciones al respecto.

Dado que esta carta suele ir dirigida a un empleado superior, debes ser breve y el tono debe ser cortés, pero severo. Debe incluir la incidencia por la que se escribe la carta.

Para escribir una carta de queja, utiliza los siguientes consejos y ejemplos. Se puede escribir una carta de queja al jefe o a la empresa sobre un compañero de trabajo, un trato injusto en la oficina o sobre el comportamiento del jefe.

Consejos para una carta de reclamo al jefe:

Comienza detallando el problema que tienes y especifica si lo has discutido antes.
Escribe que el problema aún no se ha solucionado.
Termina solicitando a tu jefe que intervenga de inmediato y solucione el problema para que puedas trabajar sin problemas.

Reclamación sobre la deducción de dinero

Debido a errores en las transacciones, casos de fraude o problemas técnicos con los sistemas bancarios, el usuario de una cuenta bancaria puede reconocer irregularidades. También puede haber accesos no autorizados al banco y hay que informar inmediatamente de ello. En tales circunstancias, la persona titular de la cuenta escribe una carta de reclamación sobre la deducción de dinero. Esta carta se dirige a la autoridad competente de un banco, por ejemplo, el director del banco.

Una carta de reclamación sobre la deducción de dinero es importante para notificar al banco el problema. Se trata de un documento formal que puede utilizarse para llevar un registro y rastrear el dinero deducido.

Una carta de este tipo ayuda al banco a hacer lo necesario en relación con una transacción que no fue autorizada por el cliente del banco y a investigar la causa de tales problemas para evitar quejas similares en el futuro.

Consejos para escribir una carta de reclamación sobre la deducción de dinero

Indique los datos de propiedad de su cuenta bancaria, el nombre y el número de cuenta.
Menciona el periodo en el que has sido cliente del banco.
Describe con precisión el periodo en el que notaste el problema y la cantidad de dinero perdida.
Mantenga un lenguaje educado y formal
Sea preciso y conciso
Mantenga el contenido de la carta de forma profesional
Puede aportar pruebas de la transacción no autorizada o ayudar a la investigación
Solicite al banco que investigue y recupere el dinero perdido.

Puede notar una deducción no autorizada de dinero de su cuenta que puede ser resultado de un fraude o de errores técnicos en una transacción. Cuando uno se da cuenta de un problema de este tipo, debe notificar a su banco inmediatamente por escrito sobre la deducción de dinero para pedirles que investiguen y hagan lo necesario.

Carta de denuncia de acoso

Un empleado puede escribir una carta de queja sobre el acoso contra un colega o un superior a la autoridad correspondiente, presentando amplias pruebas de ello, ya que se trata de la reputación de otro empleado.

Sigue los siguientes consejos y consulte los ejemplos proporcionados para redactar un modelo de carta de reclamación por acoso, como el abuso verbal, el acoso mental o el entorno laboral hostil.

Consejos para redactar una carta de queja sobre acoso:

Comienza indicando su denominación y departamento de trabajo. Mencione el nombre del superior que le acosa y la duración del acoso.
Explica brevemente cómo se le está acosando.
Menciona las amenazas que utiliza el superior al acosarte.
Mencione las razones por las que ha guardado silencio sobre este asunto durante un tiempo.
Termina solicitando a la autoridad competente que tome las medidas oportunas contra tu superior por acoso.