El mensaje que lleven depende del emisor y a quien vaya dirigido, aunque hay diferentes plataformas de correo electrónico, básicamente todos son lo mismo y poseen la misma estructura, una barra donde va el correo del receptor, una barra de asunto donde va la razón por la que escribes el correo, o el título principal y el espacio del contenido donde puedes redactar la información que necesites enviar, además de esto el correo cuenta con la funcionalidad de adjuntar archivos, imágenes, audios, o cualquier material extra que necesite ser enviado.
Este tipo de correos se necesitan para asuntos laborales, solicitud de empleo, o llevar a cabo alguna labor de la empresa a través del internet, pero los correos formales tienen ciertas normas que se deben seguir para que se vean de manera profesional.
Como Escribir un correo electrónico formal Guía y ejemplos
En un correo formal no se debe colocar ni la dirección ni los datos del receptor, ya que, el correo los tiene incluidos, el correo formal solo se debe iniciar con un saludo, la barra de asunto es un elemento muy importante, ya que, ese espacio esta para que en resumidas palabras se pueda dar la idea o el fin principal del correo, se debe ser preciso para continuar con el contenido, ya que, un asunto largo es tedioso y no es nada formal.
Debes comenzar el correo con el nombre y apellido del receptor dando un saludo, ejemplo: “estimado señor pedro Gómez me dirijo a usted mediante la presente”
En tal caso de que recibas un correo y debas dar una respuesta formal, debes comenzar el correo de respuesta con un agradecimiento además de esto recuerda que no debes borrar la secuencia de correos electrónicos si este es tu caso.
El correo electrónico también te permite seleccionar el nivel de prioridad, de esta manera si lo envías como urgente el receptor lo leerá con mayor rapidez, esto es permitido en un correo formal.
Si el correo debe llevar archivos adjuntos, debes mencionarlo en el cuerpo del correo, para que la persona que lo va a recibir sepa cuál es la información que se encuentra en los documentos que estas enviando, los archivos adjuntos normalmente son recaudos, datos, imágenes, o requisitos, debes especificar cada uno de ellos.
Antes de enviar el correo debes saber a cuantas personas enviarlos:
- La A: significa enviar a un destinario principal
- Las CC: significa que harás una copia, debe ser una persona inmediata o un superior
- Las CCO: significa que estas enviando una copia oculta, es decir que puedes enviar el correo a una dirección de correo sin que el receptor principal se entere
En la imagen anterior te enseñamos un ejemplo de un correo formal con la estructura que este debe tener, de manera sencilla, un asunto corto, un saludo, un cuerpo y datos al final.
Consejos para enviar un correo formal
- En un correo formal está mal visto que se agreguen abreviaturas
- Debes cuidar de la ortografía y la gramática, los errores ortográficos y una mala redacción dan muy mala impresión, en especial si el correo tiene fines laborales.
- Debes saber usar frases de transición entre los párrafos y tratar de no repetirlas de modo que parezcan muletilla.
- Debes cuidar la regla de los párrafos, es decir que cada párrafo contenga cinco líneas como máximo.
- Toma muy en cuenta los signos de puntuación las comas, los puntos, las tildes…. Esto te hará lucir muy profesional además de que estos signos son los protagonistas de la escritura formal.
- Recuerda que el saludo debe ser formal, no puede usar uno simple.
- Si usas Outlook puedes usar la herramienta de configuración para hacer tus correos más formales.
Estos son los tips más recomendados para enviar un correo formal espero te sirvan.