Sin embargo, estas expediciones pueden ser un peligro para las finanzas de las empresas. Hay muchos gastos involucrados, como el traslado, el hospedaje, el parking, la gasolina, comida, entre otros.
Afortunadamente, hay maneras de mantener bajo control los gastos de los viajes corporativos. Usando algunas herramientas, y siguiendo los mejores tips para cumplir con las regulaciones fiscales y contables, administrarás de manera eficiente tus viajes de negocio
Si quieres saber por dónde empezar, y qué es lo que tienes que hacer, quédate con nosotros. Explicaremos cómo tener control de los gastos de viajes corporativos para que no se convierta en un dolor de cabeza para las finanzas de tu empresa.
¿Cómo mantener el control de los gastos de los viajes corporativos?
Es fácil gastar grandes sumas de dinero en viajes corporativos. Los boletos de avión, el alojamiento, los traslados y cenas con actores de interés, como aliados comerciales, proveedores y clientes, se acumulan y terminan volviéndose un problema para el flujo de efectivo de la empresa.
Para que no termines sufriendo los desfalcos de las expediciones de negocio, preparamos algunos consejos que te serán de ayuda para gestionar de manera eficiente los gastos ocasionados en viajes empresariales:
Establece políticas claras
La planificación te permite tener un control más estricto sobre los gastos relacionados con los viajes de negocio. Al implementar políticas claras y procesos eficientes, se pueden reducir algunos costos, como el transporte y el alojamiento, para mejorar la rentabilidad de la impresa.
Define aspectos como: límites de gastos en el viaje, opciones de transporte y alojamiento permitidos, pautas para el uso de la tarjeta de crédito, etc. Esto te permitirá seguir los gastos de manera más eficiente.
Centraliza tus viajes corporativos
¿Cómo estás gestionando tus viajes? ¿Lo haces tú o el trabajador? Eso funciona, pero no es lo recomendable. Considera la posibilidad de centralizar la gestión y administración de los viajes de negocio en un departamento específico.
Es beneficioso de muchas maneras. Por ejemplo, asegurará el cumplimiento de las políticas establecidas y garantizará la consistencia en los procesos.
Conoce tu presupuesto
Hay empresas que asignan un presupuesto a “ojo” para los viajes corporativos. Así tengas muchísima experiencia en este tipo de expediciones, debes conocer y establecer presupuestos.
Tener un presupuesto claro te permitirá saber con cuanto dinero cuentas y cómo puedes actuar en el viaje. Además, ayudará a seguir las políticas, porque hay una justificación para cada gasto.
Utiliza una aplicación de gestión de viajes
Ya sabes la importancia de hacer un seguimiento de los gastos de tus viajes de tu negocio. Pero, seguramente te preguntarás, ¿cómo puedo hacerlo de manera más eficiente? Nosotros te recomendamos usar una App de digitalización de gastos, una herramienta poderosa para aumentar la productividad y controlar mejor el dinero que sale de tu empresa para estas expediciones.
Una buena aplicación de digitalización de gastos te ayudará a monitorear los gastos causados, identificar irregularidad, mejorar tu capacidad de supervisión y obtener información valiosa para ajustar la toma de decisiones.
Educa a tus empleados
Fomenta el gasto responsable en tus empleados. Edúcalos para que comprendan la importancia de gastar de manera responsable durante los viajes y seguir las políticas establecidas para aumentar las posibilidades de éxito financiero. Anímalos a ahorrar en áreas no esenciales para mantener los costos bajo control y que se involucren en todo el proceso de planificación.