Sobre todo cuando la tecnología ha abarcado múltiples aspectos de la sociedad, siendo el lenguaje uno de los más afectados, ya que la inmediatez y practicidad de las redes sociales han instaurado un lenguaje informal, puede decirse que hasta familiar, en los mensajes y comunicaciones que se envían.
Por esto es muy importante conocer qué tipo de lenguaje se debe emplear en cada situación, así como tener claro a quién va dirigida la carta y el nivel de relación con el destinatario, y sobre todo cuando emplear el lenguaje culto y serio para iniciar una carta formal, sobre todo en contextos laborales o académicos, incluso en aspectos personales. Acá te mostraremos como iniciar una carta f
ormal para que obtengas resultados positivos con tu comunicado.
| Formato: | Microsoft Word |
|---|---|
| Tiempo de elaboración: | 5 minutos |
| Documentos: | 3 |
| Personalizable: | Si |
| Descargar: | Carta Formal |
¿Qué es una carta formal?
En términos generales las cartas se utilizan para comunicar algo a alguna persona, las cuales pueden ser formales o informales, dependiendo del lenguaje empleado en su desarrollo, el lugar y situación comunicativa en que es generada y el receptor a quien se dirige.
La carta formal es un registro sobre una información o hecho comunicativo importante que debe ser transmitido a personas que no son de trato familiar o de confianza, que pudieran poseer un nivel educativo superior o pertenecer a una clase laboral o social superior a la nuestra. Una carta formal puede ser empleada en el ámbito organizacional: profesional, académico, comercial, económico o político, a fin de informar por escrito al jefe alguna propuesta o presentar algún resultado; así mismo se puede dirigir a una entidad de gobierno o alguna empresa para ofrecer sus servicios.
De esta forma se puede entender que una carta formal es un documento dirigido a una institución o a una persona a fin de transmitir un mensaje de interés común con el empleo de lenguaje serio, formulado con cordialidad y respeto. Para iniciar una carta formal se debe considerar que la información debe ser presentada de manera clara, precisa y concisa; presentado con una estructura clara y organizada, en apartados o capítulos que permitan hacer comprensible el mensaje.
Ejemplo de una carta formal corta para un profesor
(Ciudad y Fecha)
Asunto: Solicitud de entrevista (motivo de la carta)
Sr. Andrés Iturriaga (Nombre del destinatario)
Docente de la cátedra Matemáticas (cargo u ocupación)
Estimado Docente:
Me complace saludarle, en esta oportunidad me dirijo a usted para solicitar me permita una entrevista personal, a fin de tratar temas relacionados con la cátedra y la posibilidad de remediar las evaluaciones realizadas, las cuales han sido deficientes y necesito mejorarlas.
Sin más que agregar me despido cordialmente, estando atento a su pregunta.
(Firma)
Juan Posada
(Nombre y apellido del emisor)
Estudiante de secundaria, clase 2 “B”
(Identificación de cargo o responsabilidad)
¿Qué estructura debe tener una carta formal?
Para iniciar una carta formal se deben tener en consideración los siguientes elementos:
- Membrete: Normalmente empleado cuando se trata de una institución o empresa que emite una carta formal, este debe estar ubicado en el margen superior, el cual debe indicar Nombre el organismo que emite el documento, su dirección , incluso su número de registro fiscal.
- Fecha: Para iniciar una carta formal se debe indicar la ciudad y fecha, este debe estar ubicado en el margen superior; incluso puedes colocar según prefieras en el lado derecho o izquierdo, considerando que este del lado contrario del membrete (si posee).
- Encabezado: Ubicado debajo de la fecha, se debe escribir el nombre de la persona a quien se dirige la carta, indicando su puesto o cargo dentro de la institución o empresa donde labore; por ello es importante conocer la información precisa de a quien se debe dirigir la carta.
- Asunto: Este debe ser conciso y directo el cual debe expresar su función y a nombre de quien: Carta de solicitud para…
- Saludo: El inicio de la carta formal debe contener un saludo formal y cortés, incluso con un tono protocolar y cordial, dirigido al destinatario, el cual puede ser una persona natural o jurídica; por ejemplo: “Estimado Sr. Director”
- Introducción de la carta: El primer párrafo debe expresar el motivo de la carta formal, el cual debe contener un resumen breve y conciso de la intención del documento, explicando de manera sencilla y de fácil comprensión con el empleo de palabras formales; para ello se pueden aprovechar formulas para la introducción de la carta, como: “En esta oportunidad me dirijo a usted con motivo…”; “Le escribo para solicitarle…”, entre otros.
- Cuerpo de la carta: En esta parte se inicia inmediatamente después del saludo introductorio, se debe desarrollar explicando a detalle la solicitud que motiva la comunicación. Dependiendo del para que se utilice la carta formal, se evaluará si es necesario agregar los datos de identificación del solicitante, descripción de la propuesta o la explicación de alguna situación; se recomienda el uso de un lenguaje claro y formal que permitan su fácil comprensión, sin extenderse demasiado.
- Cierre y/o Despedida: Luego de presentar la información y recalcar los motivos de la carta formal, es necesario despedirse en agradeciendo la atención prestada, dejando la opción a suministrar mayor información si es requerida. Continuar con frases como: Atentamente, Cordialmente, entre otras, para cerrar la despedida. Finalmente se coloca la firma y la identificación de la persona que se postula: nombre, apellido, número de contacto y correo electrónico.
- Firma: Se debe estampar la firma del emisor, a fin de otorgarle mayor carácter y seriedad, esta se debe colocar al final de la carta formal indicando además nombre, apellido y cargo de la persona que redacta la comunicación.
Ejemplo de una carta formal corta para una Institución
(Nombre de la empresa o institución)
(Dirección)
(Rif o número fiscal)
(Ciudad y Fecha)
(Identificación del destinatario)
(Puesto o cargo)
(Dirección)
Estimado Sr. (nombre y apellido del destinatario):
Por medio de la presente comunicación cumplo con informarle que a partir de esta fecha se encuentra abierto de manera formal el concurso para la selección de proveedores.
Esperamos nos envíe de manera expedita los listados de precios de todos los materiales y productos que distribuye y comercializa su empresa, además de los presupuestos y cotizaciones correspondientes.
Atentamente.
(Firma)
(Nombre y apellido del emisor)
(Teléfono de contacto)
(correoelectronico@mail.com)
¿Cómo iniciar una carta formal?
La redacción que se debe emplear para iniciar una carta formal debe ser muy detallada y cuidadosa:
- El inicio: Este debe incluir el Membrete en la parte superior; indicar la fecha: ciudad, día, mes y año en que se escribe la carta. Detalla los datos completos del Destinatario.
Sigue con el encabezado de la carta formal donde se debe cumplir con las normas de cortesía para referirse a la persona a quien se dirige la carta, en la introducción se emplean frases formales seguidas del nombre del destinatario, por ejemplo:
- Distinguido señor
- Honorable ciudadano
- Excelentísimo señor
- Gobierno Municipal, PRESENTE
- Saludo formal: Se inicia el saludo cordial, que permita establecer un tono amable y respetuoso, como por ejemplo:
- Tengo el agrado de dirigirme a usted
- Reciba un distinguido saludo
- Cordialmente nos dirigimos a usted
- Motivo: En el desarrollo de la carta se debe explicar de manera clara, precisa y concisa la razón por la cual se está enviando la comunicación, haciendo énfasis en el verbo que identifica el objetivo del documento, es decir, señalar el planteamiento de manera educada. Algunas frases con las que se puede comenzar el texto:
- Por medio de la presente, hacemos extensiva la invitación a participar en …
- El objetivo de la presente es informarle…
- Quisiera hacerle llegar de manera formal mi propósito de …
- Mediante la presente quisiera informarle…
En el caso de ser una comunicación comercial, se pueden emplear las siguientes oraciones:
- Tenemos el deber de informarle…
- Me complace informarle que tenemos para usted una oferta…
- Adjunto a este comunicado se presenta el catálogo correspondiente al mes…
- Celebramos que se haya puesto en contacto con nosotros…
Cuando se va a iniciar una carta formal es importante desarrollar el objetivo en el cuerpo del documento, con una descripción concreta de la información a fin de obtener una percepción positiva, lo cual estará a favor de tus expectativas.
Iniciar una carta formal puede ser un poco intimidante al principio, lo importante es poseer la información necesaria, poseer las herramientas necesarias para la redacción clara y precisa de la información, con una excelente presentación.
- Despedida: en este apartado es muy importante ser agradecido por la atención prestada y el tiempo dedicado a la lectura de la carta. Para ello se pueden emplear frases como:
- Sin otro particular quedo a la espera.
- Atentamente
- Respetuosamente
- Reciba mis más altas consideraciones.
Recomendaciones para iniciar una carta formal
Entendiendo que iniciar una carta formal se debe tener cuidado en el lenguaje empleado y respetar la estructura básica que debe poseer; considerando que estará dirigida a alguna organización o institución reconocida. Muchas veces las cartas formales deben ser presentadas en formato electrónico (PDF, Word o email) cuidando su diseño y presentación:
Por tal motivo te presentamos algunas recomendaciones para su redacción que te ayuden a lograr una escritura correcta:
- Cuida tu escritura, utiliza un lenguaje formal, con respeto y cortesía, con especial atención al logro de una redacción clara y concisa, con una estructura definida.
- La redacción del texto debe hacerse en segunda persona, para utilizar un trato de cortesía con el destinatario, como: Usted
- Durante la redacción se debe prestar atención al tipo de tipografía empleada en el desarrollo de la carta, utilizando un solo tipo de fuente para mejorar la calidad del documento.
- Prestar atención a los datos del destinatario, rectifica tener todos los datos correctos y precisos, es decir, nombre y apellido, nombre la institución y titulo de las autoridades o cargos al cual referirse.
- Detallar el asunto de manera clara y precisa, ya que este tipo de cartas se emplean para tratar temas oficiales.
- Lo más recomendado es utilizar una hoja membretada. Emplea membretes con una descripción completa independientemente de cómo será entregada la carta, ya sea via email o en físico.
- El texto debe ser estructurado y claro, con especial cuidado de la gramática y ortografía, así como la sintaxis y cohesión del contenido.
- Evita el uso de palabras redundantes y cuidado con los términos a utilizar de manera que sean de fácil comprensión.
- Verificar que los datos de contacto del remitente se encuentren correctos y completos: firma, nombre y apellido, número de identificación, teléfono, correo electrónico.
Ejemplo de una carta formal corta para una Empresa
(Membrete)
(Ciudad, día, mes, año)
(Identificación del destinatario)
(Puesto o cargo)
(Dirección)
De mi mayor consideración.
Por medio de la presente reafirmo el apoyo de nuestra empresa al desarrollo del (nombre del evento) y los valores y principios que este promueve.
(Nombre de la empresa que emite la carta) se ha sumado a la iniciativa propuesta por (nombre de la institución a que se destina la carta) con el firme compromiso de desarrollar acciones para la promoción del bienestar de la población infantil, enmarcado en los principios éticos y morales que fortalecen su desarrollo integral.
Adjunto a esta comunicación se entrega el balance y registro de las actividades desarrolladas hasta los momentos, donde se refleja la participación y los resultados obtenidos.
Estamos conscientes de la importancia de nuestra participación en el éxito de esta propuesta, que generará un impulso social y económico en la región, por tal motivo reafirmamos nuestra disponibilidad como empresa privada de continuar apoyando la labor social emprendida por su institución a favor de los niños y niñas.
Atentamente.
(Firma autógrafa) (Firma autógrafa)
(Identificación del presidente de la empresa) (Identificación del Vicepresidente de la empresa)
(Teléfono de contacto) (Teléfono de contacto)
(correoelectronico@mail.com) (correoelectronico@mail.com)