Carta poder para recoger documentos oficiales
Un poder para recoger documentos oficiales, consiste en una carta cuyo contenido, está destinado a dar permisos a las personas que requieren realizar legalmente alguna acción y necesitan el apoyo de un tercero, para que oficialmente actúe a su favor y bajo su voluntad, ante una situación particular.
Este tipo de documento, es considerado como una confirmación escrita para permitir que alguien tomé acciones específicas cómo entrar en un contrato legal, delegar sus deberes, gastar cantidad específica dinero, recoger documentos oficiales, entre otros.
Un poder para recoger los documentos oficiales, incluye la autorización notariada que confirma que se puede proceder a recolectar documentos, como antecededentes penales, autorización de los padres para un niño de viaje o autorización para actuar en nombre de alguien, también es utilizado, para que las personas, a quién se le ha dado la autorización legal o apoderados, puedan cumplir con los procedimientos requeridos de la otra persona. Tomando en cuenta que el apoderado actúa en lugar de la otra persona y las representa legalmente bajo la amparo de un poder, este tienen los mismos derechos y autoridad, con respecto al propósito que se requiere adelantar.
En necesario a la hora de delegar un poder para recoger los documentos oficiales, tomar en cuenta, ciertas consideraciones como:
- Escribir de clara y concisa lo que se necesita resolver a través del poder especificándose se trata de una autorización o otro tipo de procedimiento
- Indicar con exactitud el nombre del apoderado o persona que está autorizada para realizar la tarea así como el motivo de esta
- Es importante destacar los datos necesarios, que indiquen el tiempo de duración de la autorización, como fecha de inicio y fecha final, números de cuentas bancarias, códices o número de control, entre otros.
- A tener un tono respetuoso informal incluso si la persona es conocida
- La comunicación debe llevar un cierre y la firma autoriza.
Cabe destacar que el apoderado o persona autorizada legalmente, actúa en lugar de la persona a la que representa, por lo tanto, este cuenta con los mismos derechos y autoridad consagradas en las leyes de cada nación, la ley en los términos que indique el poder, sin embargo, es bueno asegurarse que la persona a quién se le va a autorizar resolver una situación, debe ser alguien de confianza, indicando de forma clara y detallada con el objetivo del documento firmado.
En caso de que se necesiten realizar gestiones bancarias, a través de un representante autorizado, es importante que se incluya en el documento o carta poder, los datos de la cuenta del banco y otros detalles, que se necesiten para el asunto legal Como por ejemplo el número del caso.
Este tipo de documentos que están firmados por un mandante y típicamente notariado y que le da a otra persona, la posibilidad cierta de tomar decisiones en nombre de este de acuerdo, con los términos del documento, permitiéndole actuar comúnmente a un agente o abogado de hecho aunque no necesariamente.
Entre las actividades que también puede utilizar, quien tenga el poder notarial, se encuentra la administración del dinero y manejo de bienes raíces de la persona principal, con ese poder se realizan trámites como ventas, compras de bienes y servicios, así mismo, según su amplitud, está autorizado para hacer firmar cualquier procedimiento administrativo que requiera la firma de la persona principal y en su ausencia el apoderado, le corresponde realizar todos los procedimientos y aprobar y firmar los mismos.
Algunos poderes notariados suelen ser indefinidos, sin embargo, algunos otros, expiran una vez que se realiza el acto descrito en la autorización, por la persona autorizada y esta puede continuar actuando en nombre del mandante o simplemente, se puede revocar un poder notarial o una autorización, cuando las partes ya deciden no mantener el proceso, bajo los términos en que fuero acordado. Entre los trámites que habitualmente se deben realizar mediante la carta poder, son los siguientes:
- Título de expediente académicos escolares y universitarios
- Cheque y documentos bancarios
- Documentos oficiales relacionados con el pago de impuestos
- Facturación y documentos comerciales
- Finiquitos y cobranzas
Para el retiro o procedimiento a seguir con respecto a los documentos nacionales de identidad y pasaportes, estos van a estar sujetos al tipo de restricción, de acuerdo a las leyes de cada país y generalmente, dependerá de la persona que acuda en representación del mandante, así como el nexo familiar o parentesco con el mismo.
Cuándo el autorizado es el cónyuge, debe presentar los documentos probatorios exigidos por ley, cómo el acta de matrimonio, vinculación conyugal, cédula de casado u otros documentos que lo vinculen con el interesado, para que se pueda dar acceso al poder notarial.
En cuanto a los documentos oficiales de pago de impuestos y tributos generalmente, no exigen tantos requisitos, ya que, bastando con una firma de una carta poder simple, en la que se autoriza gestor o a persona encargada de recoger o realizar los trámites. Cuando es una persona competente, colegiada, con capacidad para realizar los trámites, no exigen la presencia de testigos con el nombre del beneficiario, es suficiente.
En la actualidad hay países que tienen métodos sofisticados y modernos sobre los trámites y lo realizan de manera telemática e informática para lo cual requieren una identificación electrónica atendiendo las obligaciones y procedimientos legales online y según el sistema que corresponda en cada país.