Estamos de acuerdo que cuando un servicio es malo debemos expresarlo y la mejor manera es escribir una carta de reclamo por mal servicio.
Todos los negocios deben tener como propósito fundamental brindar una gran experiencia a sus usuarios. Sin embargo, a pesar de la gran importancia que esto conlleva, muchas empresas suelen tener estándares bajos de calidad de servicio.
Ya sea por incapacidad, incoherencia, inconsistencia, incomodidad o incertidumbre de la compañía, el asunto es que la reputación de la misma se ve amenazada cada vez que se atiende mal a un cliente.
Por suerte, existen herramientas que te ayudan a manifestar tu inconformidad frente a cualquier empresa. Estamos hablando de la carta de reclamo por mal servicio.
En este artículo, te explicaremos su concepto, cómo realizar una de ellas, cuáles son sus aspectos fundamentales y te dejaremos un ejemplo para que te orientes. ¡Empecemos!
Concepto de carta de reclamo por mal servicio
Es un documento donde le puedes expresar a una empresa tu discordancia con el servicio que te ha brindado, ya sea al otorgarte un servicio contratado o la atención en el momento de una venta.
¿Cuándo se utiliza una carta de reclamo por mal servicio?
Como te hemos mencionado con anterioridad, la carta de reclamo por mal servicio se usa para expresar cualquier inconformidad frente a un negocio debido a un mal servicio recibido por la misma.
Generalmente, este documento se dirige a la oficina de atención cliente o a la persona superior de quien otorgó el mal servicio. Deberás descargar la factura y adjuntarla
Existen diferentes cartas de reclamo por mal servicio que se pueden redactar dependiendo de la situación.
Carta de reclamo por mal servicio de garantía
Se hace uso de este tipo de carta cuando deseas validar la garantía de un producto o servicio que adquiriste. Es decir, si acudes al establecimiento dentro del período de garantía y el encargado del local se niega a cederte este derecho.
Carta de reclamo por mal servicio prestado
Cuando contratas un servicio cualquiera y al ser entregado no cumple tus expectativas por inexperiencia del personal o porque se realizó con materiales inadecuados, esta carta es la indicada para formular tu reclamo.
Carta de reclamo por mal servicio de venta
En el caso de ir a un local comercial y recibir una atención grotesca, tienes la posibilidad de expresar tu inconformidad a través de esta carta.
¿Qué debe contener una carta de reclamo por mal servicio?
Por muy molesto que te encuentres ante una situación de este tipo, siempre debes usar un lenguaje apropiado y técnico para expresar tu descontento.
Estos son los elementos más importantes a tener cuenta para formular una carta de reclamo por mal servicio:
- Fecha y localización: tienes que expresar la fecha y el sitio en el que entregas la carta.
- A quién diriges la carta: puede ser una persona o departamento encargado de atención al cliente.
- Cuerpo: en esta sección es donde tienes que decir que la carta es para dar a conocer tu descontento por la mala atención recibida.
Debes explicar concretamente lo que sucedió, la ineptitud, los malos tratos o las deficiencias que sufriste en el servicio que recibiste.
El cierre del documento debe contener qué es lo que esperas que suceda con tu queja, bien sea mejor atención, un reembolso de tu dinero o que se rehaga el servicio.
Para finalizar, despídete amablemente e indica tu buena voluntad para solventar el inconveniente y pide una solución rápida.
- Firma: firma la carta para otorgarle mayor autoridad.
- Anexos: son elementos adicionales pero que pueden darle más transparencia a tus quejas. Por ejemplo, imágenes de los trabajos mal realizados, pagos, facturas, entre otros.
- Cosas que no deben hacerse: como ya te lo habíamos dicho, no tienes que dejar llevar por las emociones, así que los insultos y agresiones verbales no deben aparecer en la carta.
En caso que haya sido el personal el que te insultó, pon las malas palabras entre comillas. Por último, evita exagerar los sucesos.
Ejemplo de carta de reclamo por mal servicio
Chamartín, Madrid
6 de noviembre de 2021
Servicio de atención al cliente
Restaurante “Buen Sabor de las Carnes”
Buenas tardes equipo del Buen Sabor de las Carnes:
Espero que estén muy muy bien. Me dirijo a ustedes mediante la presente carta para presentar mi queja por recibir una pésima atención en su restaurante ubicado en Chamartín, Madrid – España.
El pasado miércoles 3 de noviembre, asistí acompañado de dos colegas para almorzar en el establecimiento de ustedes. Fuimos atendidos por un chico alto y delgado que portaba una camiseta de color gris y pantalón negro, quien se comportó de forma muy descortés. Además, una vez listos y servidos los platos de comida, la carne de uno de mis colegas no estaba en el punto en que él la ordenó. Cuando solicitó que se la cambiaran, este chico se negó rotundamente a realizarlo, actuando de forma desagradable.
Ciertamente nos disgustó mucho esta situación pero no quisimos llevarla a mayores y no hablamos con el encargado del local ni solicitamos reembolso del dinero.
Sin embargo, ir a comer en su local es algo que hago desde mucho tiempo para fortalecer los nexos de amistad con mis amigos. Por lo que por favor les pido que tomen las medidas necesarias para corregir el comportamiento de este trabajador y que no vuelva a suceder.
Sin más que añadir, quedo a vuestra disposición para cualquier cosa que necesiten.
Muchas gracias.
Atentamente,