El acta informativa es un documento formal que, como su nombre lo indica, se trata de un texto en el que se da a conocer una información. Estas actas pueden darse en las empresas, instituciones educativas o entidades gubernamentales. Los datos del acta son importantes para el público en general. Debes saber que las actas informativas pueden ser un texto un poco largo.
Si tienes que escribir una carta informativa, pero no sabes cómo se escribe o qué puntos claves debes tomar en cuenta, no te preocupes. Aquí vamos a hablar de todos los puntos importantes.
¿En qué ocasiones se puede usar un acta informativa?
Pueden ser diferentes los momentos en los que se decide escribir un acta informativa. También es importante mencionar que hay ciertas ocasiones en las que se explicita las personas que participan del acta. Como todas las actas, se trata de un documento que trata de recoger los pormenores más importantes de alguna reunión.
Actas informativas en empresas privadas.
Estos son los documentos en los que se puede usar el acta para informar a los proveedores acerca de un cambio de domicilio, por ejemplo. Un cambio de razón social también puede ser una razón para enviar un acta informativa. Este es un documento en el que se puede hacer saber a los clientes promociones, apertura de nuevas sedes, sólo por mencionar algunos casos.
Aquí puedes consultar nuestro post de carta de reclamo por mal servicio. Seguro que te puede servir.
Instituciones educativas.
Estas son las actas que se usan para informar a los estudiantes o a la comunidad educativa en general. Los exámenes, notas finales, los alumnos aceptados, entre otras ocasiones. También funcionan para hacer saber a los estudiantes requisitos de inscripción o reinscripción, fechas importantes, etc.
Entidades gubernamentales.
Cuando se inicia alguna obra pública que tenga que ser de dominio público, se puede hacer un acta informativa. Las inauguraciones de obras de transporte público, edificaciones públicas como museos, teatros, parques, etc. son dados a conocer a través de actas informativas que se envían a los medios de comunicación. Las municipalidades también usan estas actas para dar a conocer su gestión pública.
¿Cómo se escribe un acta informativa?
Si quieres escribir un documento como este, pronto te vas a dar cuenta que es más fácil de lo que crees. Para que puedas hacerte una idea, vamos a darte un listado con las partes más importantes de un acta informativa. Vamos con la estructura de la carta:
- Cuando comienzas la carta, en la esquina superior derecha, debes poner el lugar y la fecha en la que se ha escrito el documento.
- Luego debes ingresar el nombre y datos de las personas a las que va dirigida la carta. Si no hay una persona en específica, pon alguna frase como “Para todos los interesados” o “A quien pueda interesar”.
- El asunto viene en este punto y trata de ser específico y puntual. Esto es un pequeño resumen para que el lector entienda un poco de qué va el desarrollo del acta informativa. En este punto no te recomendamos usar palabras rebuscadas, ni usar términos demasiado extraños. Tampoco abuses de la cortesía, trato de ser concreto.
- Si existe alguna disposición importante que debas mencionar, este es el momento para explicitarla. Por ejemplo, si hay algún cierre de calle por alguna obra pública, indica desde cuándo y hasta cuándo se realizará el cierre.
- Agradece el tiempo y la atención que ha prestado el lector al documento.
- Termina el documento con un saludo como “atentamente”. Luego de esto incluye un pequeño apartado con tu firma, nombre, cargo dentro de la institución e identificación, si fuera necesario.
Algunos puntos importantes para tener en cuenta.
- Aunque esta acta pueda ser un poco larga, trata de no abusar del espacio. Por lo general, vemos actas de una extensión de 3 o 4 páginas. Este suele ser un espacio suficiente, aunque si necesitas más, puedes agregar la información que requiera el acta.
- En algunas ocasiones, el responsable de la carta no es su persona en particular. Puede ser una carta emitida desde un departamento o una institución. En este caso, ingresa de alguna forma como “Empresa X”. También puedes incluir otras expresiones como “Universidad X”. No te preocupes porque estas formas son totalmente válidas.
Ejemplo de acta informativa.
Si hasta ahora todavía no entiendes bien de qué va una cita como esta, te dejamos un ejemplo que te puede servir mucho. Recuerda que es solo una referencia y puedes agregar o suprimir algunos datos para personalizar tu documento.
Cancún, Quintana Roo a 22 de noviembre de 2012
Asunto: cierre de año fiscal
A todos nuestros proveedores
Ante el cierre del año 2012 nos permitimos comunicar que todas las facturas que sean correspondientes a servicios prestados hacia nuestra empresa deberán ser ingresados en tiempo y forma a más tardar el día 10 de diciembre de 2012 a través del correo electrónico facproveedores@hotelesreal.com.mx con su respectivo PDF , comprobante XML así como la orden de compra elaborada por el área correspondiente. Éste es el único mes atípico debido al cierre de año fiscal y contrario a lo que se hace en meses anteriores, no es a mes vencido sino a mes corriente.
Las facturas que no sean recibidas en las fechas o sin las disposiciones indicadas serán rechazadas y éstas deberán ingresarse a partir del día 03 de enero de 2013. En caso de tener alguna duda, favor de contactar a Pedro Romero, jefe del área de contabilidad en el correo electrónico: promero@hotelesreal.com.mx quien podrá aclarar cualquier solicitud.
Sin más por el momento, agradecemos la atención prestada al presente documento.
Atentamente
Área de Contabilidad
Hoteles Real SA de CV
Como puedes ver, se trata de un documento fácil de escribir una vez que conoces la estructura. Desde ahora ya puedes guardar este ejemplo como un formato de ejemplo para todas tus actas.